En rumsbokningslösning är ett effektivt sätt att öka användningen av era mötesrum och göra bokningsprocessen enklare. För att få ut så mycket som möjligt av er rumsbokningslösning är valet av hårdvara avgörande. Det påverkar både kostnad, användarupplevelse och funktionalitet i den lösning ni väljer. Ett av de viktigaste besluten när ni väljer rätt hårdvara är valet mellan en professionell rumsbokare och en vanlig konsumentplatta. I den här artikeln går vi igenom fördelarna och nackdelarna med båda alternativen.
Professionell rumsbokare eller vanlig konsumentplatta?
Det finns flera faktorer att ta hänsyn till när ni väljer vilken typ av hårdvara för rumsbokare ni ska köpa: total ägandekostnad, hur enkel lösningen är att montera och installera, strömförsörjning, nätverksanslutning samt skillnader i användarupplevelse och funktionalitet.
För en djupare jämförelse av de långsiktiga för- och nackdelarna kan ni läsa vår köpguide om professionell rumsbokare vs. konsumentplatta.
Inköpspris vs. långsiktig kostnad
För att beräkna den totala kostnaden för en rumsbokare bör ni räkna in inköpspriset, kostnaden för underhåll samt den förväntade livslängden för olika typer av skärmar.
Konsumentplattor har ofta ett lågt inköpspris, men en högre kostnad över tid på grund av kortare livslängd och mer tid som går åt till installation och felsökning. Livslängden är kortare eftersom konsumentplattor inte är utformade för att vara påslagna dygnet runt. Därför är komponenter som skärm och batteri inte tillräckligt tåliga för konstant användning och går ofta sönder betydligt snabbare än de mer slitstarka komponenterna i en professionell rumsbokare. Litiumbatterier som laddas under långa perioder riskerar till exempel att svälla, vilket ofta leder till att skärmen går sönder. Det kan också innebära en säkerhetsrisk, eftersom svullna batterier har en högre risk att börja brinna. Professionella rumsbokare har däremot ofta inga batterier alls, vilket ger en betydligt längre förväntad livslängd och minskar brandrisken.
Jämfört med professionella rumsbokare, som ofta levereras med förinstallerad mjukvara för rumsbokning, kräver konsumentplattor betydligt mer tid att driftsätta. Med konsumentplattor behöver ni till exempel konfigurera varje enhet manuellt, och risken är större att stöta på problem som:
- Avsaknad av kioskläge: konsumentplattor är utformade för att kunna köra flera appar samtidigt, vilket gör det enkelt för användare att växla mellan dem. En rumsbokare bör däremot vara låst till en enda applikation som körs dygnet runt. Att låsa ned en konsumentplatta kräver särskilda anpassningar av Android-firmware för att säkerställa att allt fungerar korrekt.
- Korta produktlivscykler: konsumentplattor saknar ofta kontinuitet eftersom modellerna har kort livslängd och firmwareuppdateringar vanligtvis bara erbjuds under en begränsad tid. Det kan enkelt skapa problem, eftersom administratörer kan behöva konfigurera varje ny enhet på lite olika sätt vid varje nytt inköp.
Montering, installation och strömförsörjning
Att montera konsumentplattor kan vara utmanande eftersom de är utformade för att hållas i handen. För att montera dem på väggar behöver ni köpa väggfästen från tredje part. Professionella rumsbokare är däremot utformade för enkel och flexibel montering och levereras ofta med ett monteringskit som gör installationen smidig på alla typer av väggar, inklusive glas.
Eftersom de flesta professionella rumsbokare kan strömförsörjas via PoE går installationen betydligt snabbare, eftersom ni bara behöver dra en kabel till varje skärm. Att bara ha en kabel till skärmen ger också en renare installation, eftersom en ethernetkabel enkelt kan döljas i en kabelkanal. Det är särskilt viktigt när skärmarna monteras på glasväggar där ni inte vill ha synliga kablar som syns inifrån rummet.
Jämfört med konsumentplattor, som endast kan strömförsörjas via strömadaptrar, är det stor skillnad i hur enkla de två typerna av skärmar är att montera och installera. Att driva enheter med strömadaptrar innebär att det måste finnas ett eluttag nära den plats där ni vill montera plattorna. Om det inte finns behöver ni antingen anlita en elektriker för att installera eluttag vid ingången till varje mötesrum eller ta in alla plattor för laddning en eller två gånger i veckan.
Nätverksanslutning
Konsumentplattor kan endast anslutas till internet via Wi-Fi, vilket i grunden är mer instabilt eftersom en Wi-Fi-anslutning är mer känslig för störningar från elektriska enheter eller fysiska objekt som blockerar signalen. En opålitlig internetanslutning kan skapa problem för rumsbokare, eftersom enheten kan tappa anslutningen till rummets kalender. Det kan i sin tur leda till dubbelbokningar eller att bokningar inte sparas i kalendern. Professionella rumsbokare kan däremot anslutas till internet via PoE, vilket ger en snabbare och mer tillförlitlig anslutning samt en bättre användarupplevelse.
Användarupplevelse och funktionalitet
Eftersom alla Android-versioner skiljer sig något åt är det nästan omöjligt att garantera full funktionalitet för en rumsbokningslösning på alla konsumentplattor. Det beror på variationer i grundversionerna av Android OS, tillverkarnas egna anpassningar, skillnader i hårdvara mellan olika enheter och olika firmwareversioner för samma modeller. Funktioner som ofta har begränsad funktionalitet på konsumentplattor är kioskläge, LED-statusljus och automatiska appuppdateringar. Eftersom rumsbokningssystemet körs som en tredjepartsapp på en konsumentplatta behöver ni starta uppdateringarna manuellt från skärmen. Jämfört med professionella rumsbokare, som automatiskt laddar ned och installerar nya uppdateringar, innebär det mer manuell support. Särskilt om ni har många skärmar.
Professionella rumsbokare är utvecklade tillsammans med mjukvaran för rumsbokning, vilket ger en bättre användarupplevelse och funktionalitet som är svår att uppnå med tredjepartsskärmar. För att läsa mer om användning och användarvänlighet kan ni läsa vår guide om hur bokningsskärmar för mötesrum kan förbättra medarbetarupplevelsen.
Oavsett vilken typ av rumsbokare ni väljer bör ni slutligen säkerställa att enheten har ett giltigt FCC ID innan ni köper den. Detta ID är en certifiering som visar att den elektromagnetiska strålningen från enheten ligger under de gränsvärden som fastställts av Federal Communications Commission i USA. Certifieringen delas in i två kategorier: Class A-enheter och Class B-enheter. Digitala Class A-enheter är produkter som marknadsförs uteslutande för användning i företags-, industri- och kommersiella miljöer. Digitala Class B-enheter är produkter som marknadsförs för användning i alla miljöer, inklusive bostadsmiljöer.
Sammanfattning
Sammanfattningsvis är Android-plattor utformade som konsumentenheter, vilket gör dem mindre lämpade för professionell användning där hög tillförlitlighet, funktionalitet och lång livslängd är viktiga faktorer. Även om konsumentplattor kan ha en prismässig fördel vid inköp, vägs det ofta snabbt upp av ett större behov av felsökning, avsaknad av viktiga funktioner och en kortare livslängd. Det handlar om en klassisk avvägning mellan låg initial kostnad och total kostnad över tid, särskilt när man räknar in den tid som IT- och kontorsresurser behöver lägga på felsökning och underhåll.
Eftersom vi har utvecklat rumsbokaren GOGET One är vi förstås inte helt opartiska. Men efter att ha hjälpt kunder med rumsbokningslösningar i mer än 10 år är vår erfarenhet att konsumentplattor helt enkelt inte når upp till samma nivå av kvalitet och tillförlitlighet som professionella rumsbokare.
När ni har valt rumsbokare är nästa steg att implementera systemet.
För tips om hur ni lyckas med implementationen kan ni läsa den här bloggartikeln.
