Hur kan två Microsoft 365-tenants dela samma mötesrum?

Två företag kan dela samma kontor, samma reception och samma mötesrum samtidigt som de arbetar i helt separata Microsoft 365-miljöer.

Det skapar ett oväntat komplicerat problem för rumsbokningen.

Ett mötesrum som ser ledigt ut i företag A:s Outlook kan redan vara bokat av någon i företag B. Det fysiska rummet är gemensamt, men det är inte rumskalendrarna i Microsoft 365.

Det finns inbyggda lösningar i Microsoft för att göra resurser mer tillgängliga mellan olika Microsoft 365-miljöer, men de innebär ofta begränsningar i bokningen, ökad säkerhetsexponering eller omfattande administration mellan miljöerna.

För organisationer som helt enkelt vill dela mötesrum mellan separata Microsoft 365-miljöer finns ett enklare alternativ: låt varje organisation behålla sin egen rumsresurs och sitt vanliga arbetsflöde i Outlook, medan GOGET synkroniserar rumsbokningarna mellan dem.

Medarbetarna fortsätter boka precis som de gör idag. Synkroniseringen sker i bakgrunden.

Varför rumsbokning mellan Microsoft 365-miljöer blir komplicerad

Inom en och samma Microsoft 365-miljö är rumsbokning enkelt. Ett mötesrum representeras av en rumsbrevlåda, och medarbetarna kan hitta och boka det via Outlook och andra bokningsfunktioner i Microsoft 365.

Problemet uppstår när ett och samma fysiska rum ska finnas i två separata bokningsmiljöer.

Tänk dig att företag A och företag B delar ett rum som heter Stockholm. Företag A har sin egen rumsresurs för Stockholm, medan företag B har en annan rumsresurs för samma fysiska rum.

Om kalendrarna är oberoende av varandra kan företag A boka Stockholm mellan 10:00 och 11:00 samtidigt som företag B:s kalender fortfarande visar rummet som ledigt.

Att enbart dela information om ledig/upptagen löser inte problemet fullt ut. Det som behövs är ett sätt att säkerställa att separata rumskalendrar konsekvent visar tillgängligheten för ett och samma fysiska rum.

Vilka alternativ finns för rumsbokning mellan Microsoft 365-miljöer?

Det finns flera möjliga lösningar, men de löser olika typer av problem.

Alternativ 1: Tillåt externa användare att boka en rumsbrevlåda i en annan Microsoft 365-miljö

Microsoft 365 kan konfigureras så att en rumsbrevlåda behandlar mötesförfrågningar från externa avsändare med hjälp av ProcessExternalMeetingMessages.

Det fungerar, men innebär att externa användare behöver boka en resurs som tillhör en annan organisation i stället för att använda sin egen interna rumsresurs. Outlook Room Finder fungerar dessutom inte som vanligt för externa användare med den här konfigurationen.

Det finns även en säkerhetsaspekt. Microsoft uppger att den här inställningen gör det möjligt för användare utanför organisationen att boka rummet. Om rummet är konfigurerat för automatisk hantering kan en extern avsändare som känner till eller lyckas gissa rumsbrevlådans adress potentiellt skicka bokningsförfrågningar som blockerar tider i kalendern.

Microsoft beskriver risken som liten eftersom utomstående sannolikt inte känner till rummets adress, men organisationer bör ändå vara medvetna om att konfigurationen medvetet utökar vilka som kan skicka förfrågningar som rumsbrevlådan behandlar.

För enstaka externa bokningar kan det vara en acceptabel lösning. Den är mindre smidig när två organisationer delar mötesrum varje dag.

Alternativ 2: Microsoft Multi-Tenant Organization

Microsofts Multi-Tenant Organization, eller MTO, är utformat för organisationer som medvetet vill skapa ett närmare samarbete mellan separata Microsoft 365-miljöer.

Det är ett betydligt större arkitekturbeslut än att bara dela några mötesrum.

Microsoft beskriver MTO-modellen som en lösning som kräver en hög grad av förtroende mellan de deltagande Microsoft 365-miljöerna. Den kan bland annat omfatta åtkomstrelationer mellan miljöerna och synkronisering av användare.

För närstående miljöer inom samma företagsorganisation kan det vara en lämplig lösning.

Men två oberoende företag som delar kontor kanske uttryckligen inte vill skapa den typen av beroende mellan sina Microsoft 365-miljöer. En hyresvärd och dess hyresgäster, samarbetande företag, dotterbolag med medvetet separerade IT-miljöer eller företag i ett delat kontor kan vilja hålla identiteter, användare och Microsoft 365-administration åtskilda.

Microsofts nyare funktion för att hitta rum mellan Microsoft 365-miljöer gör inte heller MTO till ett enkelt alternativ för det här användningsområdet i dagsläget. Microsofts dokumentation beskriver funktionen som en förhandsversion och kräver bland annat synkronisering mellan miljöerna, synkronisering av rumsattribut, konfiguration av bokningssvar och delning av information om ledig/upptagen.

Om det enda kravet är ”företag A och företag B behöver kunna boka samma rum” kan det innebära betydligt mer infrastruktur och organisatoriskt beroende än vad problemet egentligen kräver.

Ett enklare sätt: håll Microsoft 365-miljöerna separata och synkronisera rummen

GOGET:s delade rumskalendrar mellan organisationer bygger på ett annat upplägg.

Varje organisation behåller sin egen Microsoft 365-miljö och sin egen rumsresurs.

Till exempel:

Fysiskt rum: Stockholm

• Företag A har stockholm@companya.com
• Företag B har stockholm@companyb.com

GOGET kopplar båda rumskalendrarna till samma fysiska mötesrum. När företag A bokar Stockholm speglar GOGET bokningen i företag B:s rumskalender så att samma tid blir upptagen även där. När företag B bokar rummet sker samma sak åt andra hållet.

Det finns inget behov av att göra de två organisationerna till en gemensam Microsoft Multi-Tenant Organization enbart för att samordna ett mötesrum.

Enkelt för Microsoft 365-administratörer

Skillnaden blir särskilt tydlig vid konfigurationen.

När de berörda Microsoft 365-kalenderintegrationerna och rumsresurserna finns tillgängliga i GOGET väljer administratören det fysiska rummet, tilldelar dess huvudsakliga rumskalender, lägger till motsvarande rumskalender från den andra organisationen och sparar konfigurationen. Fler organisationer kan läggas till på samma sätt.

I praktiken ser arbetsflödet för att koppla samman rummen ut så här:

1. Anslut varje organisations stödda kalendermiljö till GOGET.
2. Välj det delade fysiska mötesrummet.
3. Tilldela rummets huvudsakliga rumsresurs och lägg till motsvarande rumsresurs eller rumsresurser från de andra organisationerna.
4. Spara konfigurationen.

Det behövs ingen MTO mellan företagen enbart för att kunna dela rum, ingen synkronisering av deras användare bara för att göra rummet tillgängligt och inget krav på att medarbetarna ska förstå hur synkroniseringen fungerar.

GOGET sköter samordningen mellan rumskalendrarna.

Ännu enklare för medarbetarna: ingenting förändras

Den kanske största fördelen är att medarbetarna inte behöver lära sig ett nytt sätt att boka.

En medarbetare i företag A fortsätter boka rummet via företag A:s vanliga Outlook- eller Teams-miljö.

En medarbetare i företag B fortsätter boka via företag B:s miljö.

De behöver inte byta Microsoft 365-miljö. De behöver inte komma ihåg ett annat företags e-postadress till mötesrummet. De behöver inte öppna en särskild bokningsportal för flera företag bara för att mötesrummet råkar vara gemensamt.

Med GOGET:s delade rumskalendrar mellan organisationer kan medarbetarna fortsätta boka via sitt vanliga arbetsflöde i Outlook eller Teams utan att ändra hur de gör sina bokningar.

Det är grundidén bakom lösningen:

Håll komplexiteten borta från användaren.

Ur användarens perspektiv fungerar det delade mötesrummet mycket mer som ett vanligt rum i den egna organisationen.

Vad händer när någon bokar rummet?

Anta att en medarbetare i företag A bokar Stockholm mellan 14:00 och 15:00.

Bokningen skapas via företag A:s vanliga kalenderflöde. GOGET speglar sedan bokningen i de andra rumskalendrarna som är kopplade till samma fysiska rum.

Företag B:s rumsresurs blir därför också upptagen mellan 14:00 och 15:00.

Speglade bokningar markeras som privata som standard, så att en annan organisation inte behöver ta emot information om det ursprungliga mötet enbart för att se att rummet är upptaget. GOGET rekommenderar att den här sekretessinställningen behålls när mötesinformation inte ska delas mellan organisationerna.

Medarbetaren ser helt enkelt att rummet är upptaget.

Vad händer om fler än två organisationer delar på rummen?

Samma modell kan användas för fler än två organisationer.

I en coworkingmiljö, ett gemensamt huvudkontor eller ett kontor som delas av flera företag kan ytterligare rumskalendrar kopplas till samma fysiska rum.

GOGET håller sedan tillgängligheten synkroniserad mellan de sammankopplade kalendrarna.

Det gör lösningen relevant för exempelvis koncerner, nyligen förvärvade företag, oberoende företag som delar kontor, hyresvärdar som erbjuder gemensamma mötesrum, projektkontor och innovationshubbar.

Hur fungerar det med Google Workspace?

Även om den här artikeln fokuserar på Microsoft 365 och Outlook stöder GOGET:s delade rumskalendrar mellan organisationer även rumskalendrar i Google Workspace.

Ett delat rum kan därför omfatta resurser från Microsoft 365, Google Workspace eller en kombination av de två miljöerna.

Ett fysiskt rum utan att slå ihop era Microsoft 365-miljöer

Grundproblemet är enkelt: flera organisationer använder samma fysiska mötesrum, men deras kalendrar finns i separata system.

Att lösa det problemet behöver inte innebära att organisationerna måste kopplas tätt samman på identitets- och Microsoft 365-nivå.

Med GOGET:s delade rumskalendrar mellan organisationer kan varje organisation behålla sin egen rumsresurs i Microsoft 365 och sitt välbekanta bokningsflöde i Outlook eller Teams, samtidigt som GOGET håller tillgängligheten för det gemensamma rummet synkroniserad mellan dem.

För administratörer innebär det en fokuserad konfiguration av rumskalendrar i stället för att bygga upp en mer omfattande arkitektur för samarbete mellan Microsoft 365-miljöer enbart för att dela mötesrum.

För medarbetarna är det ännu enklare:

Öppna Outlook. Skapa mötet. Välj rummet.

Precis som de alltid har gjort.

GOGET sköter synkroniseringen mellan organisationerna i bakgrunden.