Så delar du mötesrum i coworkingmiljöer och kontor för flera företag

När flera företag delar samma kontor blir mötesrummen snabbt en gemensam resurs utan ett självklart gemensamt bokningssystem.

Det är vanligt på coworkingkontor, delade kontor, kontorsfastigheter med flera hyresgäster, flexibla kontor och kontorshotell där fristående företag delar reception, kök och mötesrum.

Till en början kan rumsbokningen vara informell. Receptionen håller en lista. Team använder ett kalkylblad. Någon skriver sitt namn på en whiteboard eller lämnar en lapp på dörren. Det kan fungera så länge det bara handlar om ett fåtal personer.

Det blir betydligt svårare när flera företag, tiotals eller hundratals medarbetare och flera gemensamma mötesrum ska samsas om samma resurser.

Utmaningen är inte bara att skapa ännu en kalender. Det handlar om att ge alla ett enkelt och tillförlitligt sätt att boka samma fysiska mötesrum, samtidigt som varje företag kan fortsätta arbeta som en självständig organisation.

En specialiserad plattform för arbetsplatsbokning, som GOGET, kan fungera som det gemensamma lagret. Bokningsupplevelsen kan sträcka sig från ett centralt webb- eller mobilbaserat bokningssystem till en lösning där medarbetare fortsätter boka gemensamma mötesrum direkt från sina egna Outlook-, Teams- eller Google Kalender-miljöer.

Varför mötesrumsbokning blir mer komplicerad på coworkingkontor och delade kontor

Ett vanligt mötesrum på ett företag tillhör normalt en enda organisation. Företaget hanterar rummet, medarbetarna och den kalendermiljö som används för att boka det.

Ett gemensamt mötesrum på ett coworkingkontor eller ett kontor med flera hyresgäster fungerar annorlunda.

Rummet kan tillhöra fastighetsägaren, coworkingoperatören eller fastighetsförvaltaren, medan personerna som använder det tillhör flera olika organisationer. Företagen kan använda separata Microsoft 365- eller Google Workspace-miljöer, olika e-postdomäner, olika IT-administratörer och olika interna IT-policyer.

Ändå behöver alla tillgång till samma fysiska mötesrum.

Utan ett ordentligt bokningssystem riskerar kontorsoperatören att bli samordnaren mellan hyresgästerna. Medarbetare kan behöva fråga receptionen om ett rum är ledigt, kontrollera ett kalkylblad eller förlita sig på informella regler som blir allt svårare att hantera när arbetsplatsen växer.

För en bredare introduktion till vad ett strukturerat system för rumsbokning kan lösa kan ni läsa Varför varje företag behöver ett bokningssystem för mötesrum.

De gemensamma mötesrummen bör inte vara beroende av en enskild hyresgäst

En möjlig lösning är att låta ett av företagen äga bokningsprocessen och be alla andra att anpassa sig efter den.

Det kan i stället skapa ett nytt beroende.

Om företag A kontrollerar mötesrummens kalendrar, vad händer när företag A flyttar ut? Vad händer när en ny hyresgäst flyttar in? Vem ansvarar när en annan organisation inte kommer åt systemet?

En bättre utgångspunkt är att behandla mötesrummen som gemensamma arbetsplatsresurser i stället för som resurser som tillhör någon av hyresgästerna.

För fastighetsägare, Facility Management-team och coworkingoperatörer skapar det en tydligare modell. Företagen som använder byggnaden kan förändras över tid, medan mötesrummen och bokningsplattformen förblir en del av den gemensamma arbetsplatsen.

Med andra ord:

Dela mötesrummen utan att göra bokningsprocessen beroende av något av företagen som använder dem.

En gemensam bokningsplattform ger alla hyresgäster tillgång till samma mötesrum

En plattform för arbetsplatsbokning kan fungera som det gemensamma lagret mellan den delade fysiska arbetsplatsen och organisationerna som använder den.

Med GOGET kan gemensamma mötesrum hanteras centralt samtidigt som behöriga användare från de deltagande företagen får tillgång till dem. I stället för att varje hyresgäst skapar sin egen process för samma rum arbetar alla utifrån samma underliggande information om rummens tillgänglighet.

För operatören innebär det en central plats för att hantera gemensamma resurser. För medarbetarna innebär det ett tydligt sätt att hitta och boka lediga rum.

Lika viktigt är att alla organisationer inte behöver använda exakt samma bokningsflöde. Vilken modell som passar bäst beror på hur nära bokningen av de gemensamma rummen ska vara integrerad med varje hyresgästs vanliga arbetssätt.

Tre sätt att hantera mötesrumsbokning mellan flera företag

GOGET kan stödja olika nivåer av bokningsintegration, så att en coworkingoperatör eller ett kontor med flera hyresgäster kan välja en modell som passar arbetsplatsen.

1. Använd GOGET som central bokningsplattform

Det mest direkta alternativet är att ge användarna tillgång till de gemensamma mötesrummen via GOGET.

Medarbetare kan hitta och boka rum via GOGETs webbaserade bokningsportal eller mobilapp. Organisationer som använder Microsofts verktyg kan även använda GOGETs bokningslösning direkt i Teams och Outlook. Läs mer i GOGETs lansering av appen för Teams och Outlook.

Det ger alla en gemensam överblick över de delade mötesrummen utan att de deltagande företagen behöver bygga en gemensam bokningsprocess mellan sina egna IT-miljöer.

För coworkingkontor och flexibla kontor kan detta vara särskilt användbart eftersom hyresgästerna kan bytas ut ofta. Ett nytt företag kan få tillgång till den gemensamma arbetsplatsen utan att dess interna kalendermiljö behöver bli grunden för byggnadens system för rumsbokning.

2. Koppla bokningar av gemensamma mötesrum till medarbetarnas personliga jobbkalendrar

En gemensam bokningsplattform behöver inte innebära att bokningarna hamnar utanför medarbetarnas vanliga kalendrar.

GOGET-användare kan koppla sin jobbkalender till bokningslösningen. När en användare bokar ett mötesrum via GOGET kan bokningen automatiskt läggas till i den personliga jobbkalendern och visas i exempelvis Outlook eller Google Kalender.

Det skapar en praktisk mellanväg. Operatören för coworkingkontoret eller det delade kontoret behåller central kontroll över mötesrummen, samtidigt som medarbetarna fortfarande ser mötena i den kalender de redan använder varje dag.

I GOGETs Help Center finns instruktioner för hur användare kan koppla en personlig kalender till Web Reservation Portal.

3. Låt varje organisation boka rummet från sin egen kalendermiljö

Företag som är långsiktiga hyresgäster kan vilja att bokningen av de gemensamma mötesrummen fungerar nästan exakt som bokningen av ett internt mötesrum.

GOGETs Cross-Organization Shared Room Calendars är utvecklat för det här scenariot. Ett och samma fysiska mötesrum kan kopplas till resurskalendrar för mötesrum som tillhör olika deltagande organisationer i kompatibla Microsoft 365- och Google Workspace-miljöer.

Varje organisation kan fortsätta boka via sitt vanliga arbetsflöde i Outlook, Teams eller Google Kalender. När en organisation bokar det gemensamma mötesrummet synkroniserar GOGET de kopplade rumskalendrarna så att samma tid blockeras även för de andra deltagande organisationerna.

Resultatet blir en gemensam och samordnad tillgänglighetsstatus för det fysiska mötesrummet, samtidigt som företagen fortsätter arbeta i separata kalendermiljöer. Speglade bokningar är privata som standard, vilket hjälper till att undvika onödig exponering av mötesinformation mellan organisationerna.

För mer information, se GOGETs Introduction to Cross-Organization Shared Room Calendars.

Vad är viktigt i ett bokningssystem för gemensamma mötesrum?

I ett tidigt skede är de viktigaste frågorna relativt enkla.

Systemet ska ge de deltagande företagen en tillförlitlig bild av de gemensamma mötesrummens tillgänglighet, göra det enkelt för medarbetare att boka och låta operatören hantera rummen utan att hela lösningen blir beroende av en enskild hyresgäst.

Det ska också vara enkelt att lägga till eller ta bort organisationer när hyresgästsammansättningen förändras. Mer avancerade funktioner som bokningsskärmar för mötesrum, kartor eller koppling av medarbetarnas personliga kalendrar till GOGET kan sedan läggas till där de förbättrar användarupplevelsen.

Vilken bokningsmodell passar ert coworkingkontor eller kontor med flera hyresgäster?

Det finns ingen integrationsnivå som är rätt för alla delade arbetsplatser.

Ett coworkingkontor med många små företag och medlemmar som byts ut ofta kan föredra en gemensam bokningsupplevelse via GOGETs webbportal eller mobilapp.

Ett kontorshotell eller flexibelt kontor med mer långsiktiga hyresgäster kan vilja låta medarbetarna koppla sina personliga jobbkalendrar så att bokningarna blir en naturlig del av deras vanliga arbetsdag.

En kontorsfastighet med flera etablerade företag kan ha nytta av Cross-Organization Shared Room Calendars, så att medarbetare kan boka gemensamma mötesrum direkt via sina egna Microsoft 365- eller Google Workspace-miljöer.

Den viktigaste frågan är inte:

Hur kan vi integrera alla företags IT-miljöer?

Utan:

Vilken är den enklaste bokningsupplevelsen som ger alla tillförlitlig tillgång till de gemensamma mötesrummen?

Genom att börja med den frågan går det att undvika onödig komplexitet.

Delade kontor behöver gemensam hantering av mötesrum

Coworkingkontor och kontor med flera hyresgäster bygger på en enkel idé: fristående organisationer kan dela användbara delar av arbetsplatsen utan att behöva bli en och samma organisation.

Bokningen av mötesrum bör följa samma princip.

Rummen kan hanteras som gemensamma resurser samtidigt som företagen som använder dem förblir självständiga.

GOGET kan stödja olika nivåer av den här upplevelsen: från en central bokningsplattform för webb och mobil, till bokningar kopplade till personliga jobbkalendrar och Cross-Organization Shared Room Calendars som låter deltagande företag fortsätta boka via välbekanta arbetsflöden i Outlook, Teams eller Google Kalender.

För fastighetsägare, Facility Management-team, coworkingoperatörer och IT-avdelningar gör den flexibiliteten det möjligt att välja den integrationsnivå som passar arbetsplatsen, i stället för att skapa onödiga beroenden mellan företagen som delar den.

Upptäck hur GOGET kan hjälpa er att hantera mötesrum på coworkingkontor, delade kontor och arbetsplatser med flera hyresgäster, eller boka en demo för att diskutera vilken bokningsmodell som passar er miljö.