Introduktion
Dagens arbetsplatser handlar mer än någonsin om att skapa rätt förutsättningar för smidigt samarbete mellan medarbetare. Rumsbokare kan göra arbetsdagen enklare genom att tydligt visa vilka möten medarbetarna ska delta i, när de äger rum och var de hålls.
Många organisationer har anpassat sina arbetsplatser för mer hybridarbete, särskilt efter pandemin. Men en modern och genomtänkt kontorsmiljö förbättrar inte effektiviteten på egen hand. För att kontorsdagen ska fungera smidigt behövs också system som gör det enkelt för medarbetarna att hitta och boka rätt mötesrum.
I den här artikeln går vi igenom hur rumsbokare kan göra vardagen på kontoret mer effektiv och smidig för medarbetarna.
Vad är en rumsbokare och hur används den?
En rumsbokare är en digital skärm som monteras utanför ett mötesrum och visar realtidsinformation om rummets bokningsstatus. Den visar vanligtvis om rummet är ledigt eller upptaget, kommande bokningar och, i mer avancerad programvara, en komplett veckovy över kalendern. Genom att medarbetare snabbt kan se om rummet är ledigt eller upptaget går det att undvika många vanliga bokningskonflikter.
Utöver att effektivisera rumsbokningen kan rumsbokare också stärka varumärket på kontoret, eftersom de är mycket synliga för både besökare och kunder.
Rumsbokare integreras vanligtvis med kalender- och bokningssystem som Microsoft 365 och Google Workspace. Det gör att medarbetare kan fortsätta använda välbekanta verktyg som Outlook och Google Kalender för att boka mötesrum.
När lösningen implementeras på rätt sätt blir den en självklar och viktig del av kontoret.
Vilka fördelar ger de medarbetarna?
-
Smidigare bokning:
Rumsbokare gör det enkelt att snabbt förstå rummets status. Genom att visa tillgänglighet i realtid minskar de risken för dubbelbokningar och bokningskonflikter, som annars ofta skapar irritation. Skärmarna synkroniseras med Outlook eller Google Kalender, vilket gör det möjligt att boka smidigt antingen från de verktyg som medarbetarna redan känner till, eller direkt på skärmen. Avancerad programvara som Room Display X erbjuder kompletta bokningslösningar, inklusive möjligheten att boka andra rum och lägga till länkar till Teams eller Google Meet. De har också en komplett veckovy som ger en snabb överblick över kommande bokningar.
-
Ökad effektivitet:
Medarbetare kan snabbt hitta och boka lediga rum utan att slösa tid. Om rummet framför dem inte är tillgängligt kan de snabbt se bokningsstatus för andra rum och boka dem direkt från skärmen. Avancerad programvara för rumsbokning kan även visa inomhuskartor, vilket hjälper medarbetarna att hitta till rätt mötesrum.
Vill du fördjupa dig i ämnet? Läs vår guide om hur bokningsskärmar för mötesrum kan förbättra medarbetarupplevelsen.
-
Snabb felrapportering av trasig utrustning:
Avancerade rumsbokare gör det möjligt att rapportera trasig utrustning direkt från skärmen. När en felrapport skickas in går ett e-postmeddelande till den ansvariga facilities-managern, så att problemet kan åtgärdas snabbt.
-
Professionellt intryck:
Skärmarna bidrar till en modern och välorganiserad kontorsmiljö och stärker företagets varumärke. De är mycket synliga, och genom att välja programvara med modern design, anpassningsbara bakgrundsbilder och möjlighet att visa företagets logotyp kan ni förbättra helhetsintrycket av kontoret.
-
Vägvisning för besökare:
Besökare kan enkelt hitta till rätt möte, vilket förbättrar deras upplevelse av arbetsplatsen. Skärmarna visar rummets namn och bokningsinformation, så att det blir enkelt att se om man är vid rätt rum. Avancerad programvara kan också visa kontorskartor, vilket i kombination med wayfinding-programvara som Wayfinder X, som visar status för flera rum, hjälper både besökare och medarbetare att alltid hitta rätt.
-
Bättre nyttjande av kontorsytan:
Bättre uppföljning av hur rummen används hjälper organisationer att optimera sina kontorsytor. Ni kan se om ni har för många eller för få mötesrum och om antalet sittplatser i varje rum matchar efterfrågan. Avancerade rumsbokare ger också detaljerade insikter om nyttjande, vilket hjälper kontorsansvariga att fatta mer datadrivna beslut.
-
Kalenderintegration:
Sömlös integration med befintliga kalendersystem förenklar bokningsprocessen. Genom integration med Microsoft Outlook eller Google Kalender kan användarna fortsätta boka mötesrum som vanligt. Avancerade skärmar har även stöd för multitenant-integrationer, vilket gör det möjligt för flera organisationer att dela och boka samma rum.
Så väljer och implementerar ni rumsbokare på arbetsplatsen
Nyckeln till att få ut värdet av rumsbokare är att välja en lösning som passar organisationens unika behov och som är enkel att implementera med interna IT-resurser.
Här är våra tips:
Välj rätt lösning för rumsbokning
- Utvärdera era behov:Bestäm hur många mötesrum som ska utrustas med digitala skärmar och identifiera viktiga funktioner som incheckning till möten, bokning av andra rum, fullständig kalendervy och kontorskartor. Kontrollera även kraven för hårdvaruinstallation, inklusive eventuell särskild kabeldragning.
- Kompatibilitet:Säkerställ att skärmen integreras smidigt med befintliga kalender- och bokningssystem, till exempel Microsoft 365, Microsoft Exchange eller Google Workspace.
- Användarvänlighet:Välj programvara med ett intuitivt och användarvänligt gränssnitt som medarbetarna kan använda utan förutbildning.
- Hårdvarukvalitet:Välj professionell hårdvara som är utformad för drift dygnet runt, till exempel GOGET One. Konsumentplattor kan ha en lägre initial kostnad, men de är inte utformade för kontinuerlig användning. Vill du fördjupa dig i skillnaderna kan du läsa vår köpguide om professionella bokningsskärmar för mötesrum jämfört med surfplattor.
- Support och underhåll:Kontrollera leverantörens supportutbud och säkerställ att programvaran kräver minimalt med support. Moderna arbetsplatsplattformar, som Room Display X från GOGET, är utvecklade för att kräva lite support. Säkerställ också att underhållet kan hanteras av det interna IT-teamet utan specialistkunskap.
Implementera en lösning för rumsbokare
- Planering:Ta fram en implementeringsplan. Hur mycket tid och teknisk kompetens som krävs varierar mellan äldre och moderna plattformar. Moderna plattformar, som GOGET Workspace Management, kräver vanligtvis mindre tid och ingen specialistkunskap. För en mer detaljerad utrullningsstrategi kan ni läsa vår guide om hur ni lyckas med att implementera ett bokningssystem för mötesrum.
- Installation:Montera skärmarna utanför mötesrummen i ögonhöjd så att de är enkla att se. Säkerställ att de kan anslutas via Wi-Fi eller Ethernet och drivas med PoE eller en vanlig DC-strömadapter. PoE är särskilt fördelaktigt när ström behöver dras längre sträckor utan elektriker.
- Integration:Anslut skärmarna till era kalender- och bokningssystem. Moderna plattformar erbjuder snabb och enkel integration med Microsoft 365 och Google Workspace.
- Utbildning:Håll en kort introduktion vid behov för att informera användarna om systemets funktioner och fördelar.
- Uppföljning och feedback:Följ upp systemets prestanda och samla in feedback från användarna. Justera vid behov för att förbättra användarupplevelsen och göra kontorets arbetssätt mer effektiva.
Avslutande tankar
Rumsbokare är mer än digitala skärmar utanför mötesrum. De hjälper medarbetare att snabbare hitta lediga rum, minskar bokningskonflikter, bidrar till en mer professionell kontorsupplevelse och ger organisationer bättre insikt i hur mötesrummen används. Genom att välja en lösning som integreras med ert befintliga kalendersystem, är enkel för medarbetarna att använda och är byggd för långsiktig tillförlitlighet på arbetsplatsen kan ni göra rumsbokningen smidigare för alla.
Redo att förbättra hur er arbetsplats hanterar mötesrum?
Boka en demo och se hur moderna rumsbokare kan skapa en mer effektiv och användarvänlig kontorsupplevelse.
