Hur väl ett bokningssystem för mötesrum fungerar i praktiken påverkas av flera faktorer. Det finns tydliga val, som rätt hårdvara, nätverksanslutning och om lösningen ska vara molnbaserad eller installeras lokalt. Men det finns också mindre uppenbara aspekter, till exempel hur er inköpsprocess kan påverka vilken typ av lösning som passar bäst för era behov.
Innan ni påbörjar implementationen kan det också vara bra att förstå de bredare fördelarna med ett bokningssystem för mötesrum, till exempel bättre rumsutnyttjande, färre bokningskonflikter och en smidigare medarbetarupplevelse.
Här är våra viktigaste rekommendationer för en lyckad implementation:
Konsumentplatta eller professionell bokningsskärm för mötesrum?
Det kan vara lockande att välja en konsumentplatta eftersom den ofta har en lägre initial kostnad. Men när man räknar in alla delar kan den totala ägandekostnaden faktiskt bli högre över tid. En konsumentplatta kräver ofta mer resurser och teknisk kompetens för att konfigurera, installera och underhålla systemet. När tiden för felsökning och inställningar börjar räknas ihop kan kostnaden snabbt öka.
När ni väljer mellan konsumentplattor och professionella bokningsskärmar för mötesrum är det första ni bör tänka på hur skärmarna ska monteras och installeras. Professionella bokningsskärmar för mötesrum levereras vanligtvis med väggfästen och självhäftande monteringslösningar som gör installationen enkel och stilren på olika typer av ytor, inklusive glas. Med konsumentplattor behöver ni däremot själva hitta en lösning för montering, vilket kan vara svårt eftersom de saknar inbyggda fästen för väggmontering och ofta kräver ett närliggande eluttag för smidig laddning.
För det andra är skärmarna och batterierna i konsumentplattor inte utformade för att vara igång dygnet runt. Det kan leda till en betydligt kortare livslängd när de används som bokningsskärmar för mötesrum. Dessutom finns det en tydlig risk att de inbyggda batterierna i konsumentplattor sväller som en skyddsåtgärd vid ogynnsamma laddningscykler, vilket kan innebära säkerhetsrisker. Skärmar med högre klassning och mer slitstarka komponenter är de främsta anledningarna till att en professionell bokningsskärm för mötesrum har en högre initial kostnad än en konsumentplatta.
Slutligen kan konsumentplattor vanligtvis inte anslutas till internet via kabel. Det innebär att ni ofta behöver använda Wi-Fi, vilket i många fall är mindre stabilt. Detta förklaras mer ingående i avsnittet om nätverksanslutning nedan.
För mer information om hur ni väljer rätt bokningsskärm för mötesrum, läs det här blogginlägget.
Hanterad IT-tjänst eller egen drift?
Tidigt i inköpsprocessen bör ni fundera på om ni vill hantera ert bokningssystem för mötesrum själva eller betala för en fullt hanterad IT-tjänst. Det finns framför allt två sätt att köpa in bokningssystem för mötesrum: antingen köper ni mjukvara och hårdvara direkt från tillverkaren, eller så köper ni lösningen som en hanterad IT-tjänst med garanterad funktionalitet från en IT-leverantör. Att köpa mjukvara och hårdvara direkt från tillverkaren innebär ofta en lägre initial kostnad, men det betyder också att ni själva ansvarar för implementation och löpande underhåll. Om ni väljer det alternativet bör ni säkerställa att lösningen är användarvänlig och enkel att implementera, samt att ni har den IT-kompetens som krävs för att konfigurera ert bokningssystem för mötesrum.
Eftersom en lyckad implementation också beror på att medarbetarna faktiskt använder systemet, förklarar vår guide om hur bokningsskärmar för mötesrum kan förbättra medarbetarupplevelsen hur användarvänlig design, välbekanta kalenderintegrationer, uppdateringar i realtid, pålitlig hårdvara och rätt support kan hjälpa medarbetarna att verkligen använda systemet.
Om ni däremot saknar intern erfarenhet av att konfigurera Microsoft 365 eller Google Workspace är det ofta bäst att köpa lösningen via en IT-leverantör, eftersom de vanligtvis erbjuder bokningssystem för mötesrum som fullt hanterade IT-tjänster. Över tid kan en hanterad IT-tjänst till och med bli ett billigare alternativ när man räknar in kostnaden för att medarbetare lägger värdefull tid på att försöka konfigurera Microsoft 365 eller Google Workspace. Om er befintliga IT-leverantör inte erbjuder den bokningslösning ni vill ha kan ni be dem kontakta leverantören av den lösning ni har valt och köpa in den åt er.
Vilken nätverksanslutning behöver ni?
När ni väljer mellan Wi-Fi och en trådbunden ethernetanslutning kan Wi-Fi verka som det självklara valet. Ni har troligen redan ett Wi-Fi-nätverk på plats och slipper dra nya kablar. Men en Wi-Fi-anslutning innebär flera nackdelar, till exempel lägre tillförlitlighet och en sämre användarupplevelse. Wi-Fi-nätverk är i grunden mer instabila, och uppkopplingen är sällan lika bra överallt på kontoret. Den här instabiliteten kan skapa problem där bokningsskärmarna inte kan synkronisera korrekt med kalendern, vilket i sin tur kan leda till dubbelbokningar eller att bokningar som görs från skärmen inte sparas i kalendern.
Överväg därför att använda en trådbunden ethernetanslutning, som ger en stabilare uppkoppling, högre tillförlitlighet och en bättre användarupplevelse. Med Power over Ethernet (PoE+) kan ethernetkabeln också användas för att strömförsörja bokningsskärmen för mötesrummet. Det förenklar både installation och kabelhantering eftersom ni inte behöver dra om några eluttag. När enheten drivs med PoE+ får ni dessutom en renare installation med endast en kabel ansluten till skärmen. En kabel som enkelt kan döljas för ett ännu mer stilrent resultat.
Lokal installation eller molnbaserad lösning?
När ni väljer mellan en lokalt installerad lösning och en molnbaserad lösning finns det flera saker att tänka på. För det första: vill ni ha en dedikerad server på plats där ni själva ansvarar för hela infrastrukturen? Eller föredrar ni en lösning där någon annan tar det ansvaret? En lokalt installerad lösning kan ha vissa fördelar, men den gör er också ansvariga för funktionaliteten och alla relaterade delar, som underhåll, mjukvaruuppdateringar och cybersäkerhet. Jämfört med en molnlösning, där IT-infrastrukturen hanteras av molnleverantören, innebär det en tydlig skillnad i hur stora krav de två alternativen ställer på era IT-resurser.
För det andra är lokalt installerade lösningar svårare att skala. Varje gång ni vill uppgradera mjukvaran behöver den installeras lokalt av er interna IT-personal, vilket ofta leder till betydande kostnader. Det finns också en risk att nya mjukvarufunktioner inte är kompatibla med er server, vilket kan innebära att även servern behöver uppdateras. Det ställer i sin tur helt andra krav på budget, IT-personal och resurser, särskilt jämfört med en molnlösning där systemet automatiskt kan skalas efter era behov utan extra kostnader.
En lokalt installerad lösning kan också bli mer tungrodd eftersom alla bokningar måste hanteras via er server. Det gör det svårare att boka skrivbord och rum på distans eller via mobila enheter. När många organisationer arbetar hybrid kan det försvåra möjligheten att skapa en sömlös medarbetarupplevelse, vilket i sin tur kan minska sannolikheten att medarbetarna faktiskt använder bokningssystemet.
När det gäller cybersäkerhet kan en lokal server vara säkrare om ni har resurserna och kompetensen som krävs för att underhålla och uppdatera den på rätt sätt. Samtidigt är det viktigt att fundera på om den data som hanteras är avgörande för er kärnverksamhet. Om ni till exempel är ett finansinstitut eller verkar inom försvarsindustrin är det naturligt att ni vill att företagskritisk information ska lagras lokalt med högsta möjliga säkerhetsstandard.
Men för ett icke-verksamhetskritiskt stödsystem som en bokningslösning för mötesrum kan en lokalt installerad lösning innebära mer arbete än den är värd, särskilt när den data som överförs i praktiken bara består av e-postadress, namn och mötestitel. Den informationen är inte nödvändigtvis särskilt känslig, särskilt eftersom namn och e-postadress redan blir synliga varje gång någon skickar ett e-postmeddelande utanför organisationen.
Hur organisationer hanterar sina e-postsystem kan också vara motsägelsefullt ur ett cybersäkerhetsperspektiv. Vissa organisationer har strikta krav på att all IT, inklusive bokningssystem för mötesrum, ska driftas lokalt, samtidigt som de redan använder ett molnbaserat e-postsystem för att lagra och hantera rumsbokningar.
Lokala servrar betraktas traditionellt som säkrare än molnbaserade system, men det stämmer inte alltid. Säkerheten i en lokal server beror på vilka resurser och vilken kompetens som avsätts för att skydda och underhålla den. Det innebär att ansvaret för tillförlitlig och säker kommunikation i första hand ligger hos ägaren. Molnlösningar är däremot byggda från grunden för att kommunicera säkert över internet, och företag har investerat mycket i att utveckla säkra lösningar för detta, till exempel Googles utbud av molnprodukter och molntjänster.
Utifrån vår erfarenhet är molnbaserade tjänster vanligtvis enklare att hantera och erbjuder större flexibilitet. Om det inte finns strikta krav på en lokalt installerad lösning rekommenderar vi därför starkt en molnbaserad lösning. När ni köper in ett bokningssystem för mötesrum bör ni samtidigt säkerställa att leverantören har utvecklat sin molnbaserade lösning med produkter och tjänster som håller högsta säkerhetsstandard, vanligtvis med stöd av någon av de stora molnleverantörerna, som GCP eller AWS.
Om ni har fattat genomtänkta beslut kring hårdvara, om ni ska hantera lösningen själva eller inte, valet mellan molnbaserad och lokalt installerad lösning samt hur skärmarna ska anslutas innan ni implementerar ett bokningssystem för mötesrum, har projektet goda förutsättningar att lyckas.
Om ni har frågor om hur ni lyckas med implementationen av en bokningslösning för mötesrum är ni alltid välkomna att kontakta oss på GOGET.
