Innehållsförteckning
- Att dela mötesrum ska inte innebära att man delar IT-miljö
- Varför två separata rumskalendrar kan leda till dubbelbokningar
- Målet är att synkronisera rummet – inte företagen
- Varför inte låta ett företag äga rumskalendern?
- Två sätt att dela ett mötesrum
- Så synkroniserar GOGET mötesrum mellan Microsoft 365 och Google Workspace
- Vad delar de två organisationerna egentligen?
- Vad innebär det här för medarbetarna?
- Vad händer på mötesrumsskärmen?
- När är den här lösningen användbar?
- Vad behöver fortfarande samordnas?
- Ett gemensamt mötesrum kräver inte en gemensam IT-organisation
Två fristående organisationer kan dela samma fysiska mötesrum och samtidigt fortsätta använda sina egna Microsoft 365- eller Google Workspace-miljöer. De behöver inte slå ihop sina Microsoft 365-miljöer, dela användarkataloger eller skapa en mer omfattande IT-integration bara för att de delar mötesrum.
Ta ett enkelt exempel.
Företag A och företag B hyr lokaler på samma kontor. De delar flera mötesrum men är i övrigt helt separata verksamheter.
Företag A använder Microsoft 365 och Outlook.
Företag B använder Google Workspace och Google Kalender.
Båda företagen vill att medarbetarna ska kunna boka de gemensamma rummen via den kalender de redan använder. Samtidigt vill inget av företagen att deras användare, kalendrar eller övriga IT-miljö ska vara beroende av den andra organisationen.
Utmaningen är därför inte bara:
Kan Outlook och Google Kalender kommunicera med varandra?
Den är:
Hur kan två oberoende företag boka samma fysiska mötesrum och samtidigt hålla sina IT-system separata?
Det är här synkroniserade rumskalendrar kommer in i bilden.
Att dela mötesrum ska inte innebära att man delar IT-miljö
När två organisationer delar kontor kan de ha väldigt lite annat gemensamt.
De kan ha olika:
- e-postdomäner;
- IT-administratörer;
- användarkataloger;
- säkerhetspolicyer;
- Microsoft- eller Google-miljöer; och
- interna processer.
De kanske inte vill skapa gemensamma konton, koppla ihop sina användarkataloger eller låta det ena företagets kalendersystem hantera det andra företagets medarbetare.
Fysiskt kan båda företagen ändå använda samma mötesrum varje dag.
Det de behöver dela är inte sin IT-miljö.
De behöver dela rummets tillgänglighet.
Det är en viktig skillnad.
För att ett mötesrum ska fungera som en gemensam resurs behöver båda organisationerna få samma svar på en enkel fråga:
Är rummet ledigt eller upptaget?
Varför två separata rumskalendrar kan leda till dubbelbokningar
Anta att det gemensamma kontoret har ett mötesrum som heter Stockholm.
Företag A skapar en rumsresurs för det i Microsoft 365:
stockholm@companya.com
Företag B skapar sin egen rumsresurs i Google Workspace:
stockholm@companyb.com
Ur medarbetarnas perspektiv ser båda ut som vanliga interna mötesrum.
En Outlook-användare på företag A bokar Stockholm mellan 10:00 och 11:00.
Microsoft 365 visar nu korrekt att företag A:s rumsresurs är upptagen.
Men företag B:s kalender i Google Workspace vet inte automatiskt att samma fysiska rum har bokats.
För en användare i Google Kalender kan Stockholm därför fortfarande visas som ledigt.
Det innebär att samma rum kan bokas under samma tid.
Det är tekniskt sett inget fel på någon av kalendrarna. Båda systemen utgår helt enkelt från sin egen information.
Problemet är att två separata digitala kalendrar representerar ett och samma fysiska rum.
Något måste se till att deras tillgänglighet hålls synkroniserad.
Målet är att synkronisera rummet – inte företagen
För oberoende organisationer är den bästa lösningen ofta att hålla integrationen så begränsad som möjligt.
Företag A behåller Microsoft 365.
Företag B behåller Google Workspace.
Medarbetarna fortsätter logga in med sina befintliga företagskonton.
Varje företag behåller sin egen rumsresurs.
Det finns inget behov av att slå ihop användarkataloger eller skapa en gemensam kalendermiljö.
I stället kopplar en synkroniseringstjänst samman de rumskalendrar som representerar samma fysiska rum.
Principen är enkel:
Företag A:s rumskalender → gemensamt rum ← Företag B:s rumskalender
När någon på företag A bokar rummet blir samma tid otillgänglig i företag B:s kalender.
När företag B bokar det ser även företag A att rummet är upptaget.
Organisationerna förblir separata.
Endast den information som behövs för att hantera det gemensamma rummet samordnas.
Varför inte låta ett företag äga rumskalendern?
Det är också ett möjligt alternativ.
Företag A skulle till exempel kunna äga rummet i Google Workspace och låta företag B:s Outlook-användare boka den Google-resursen.
Google erbjuder interoperabilitetslösningar som kan stödja tillgänglighet och resursbokning mellan Google Workspace och Microsoft-miljöer.
Det kan fungera bra när det finns en tydlig ägare av mötesrummen.
En hyresvärd eller ett moderbolag kan till exempel hantera alla gemensamma rum och låta andra organisationer boka dem.
Men det skapar en särskild relation:
en organisation äger rumsresursen och den andra organisationen får tillgång till den.
Det kanske inte är önskvärt när företagen är oberoende parter på samma nivå.
Företag B kanske vill att medarbetarna ska boka ett rum som ser ut som ett vanligt internt rum i Google Kalender.
Företag A kanske vill ha exakt samma upplevelse i Outlook.
Inget av företagen vill att medarbetarna ska behöva tänka på vilken IT-miljö som rent tekniskt äger det gemensamma mötesrummet.
Då kan separata, synkroniserade rumskalendrar vara en bättre lösning.
Två sätt att dela ett mötesrum
| Krav | En organisation äger rummet | Separata synkroniserade kalendrar |
|---|---|---|
| En huvudkalender styr rummet | Ja | Nej |
| Varje företag behåller sin egen rumsresurs | Nej | Ja |
| Medarbetarna använder sin vanliga interna rumsbokning | Inte alltid | Ja |
| Ett företag får tillgång till det andra företagets resurs | Vanligtvis | Nej |
| Bredare kalenderåtkomst mellan företagen kan krävas | Ofta | Inte för bokningen av de gemensamma rummen |
| Passar bäst för | En tydlig rumsägare och externa användare | Oberoende organisationer som delar lokaler |
Den viktigaste frågan är inte om den ena lösningen alltid är bättre än den andra.
Det handlar om hur oberoende de deltagande organisationerna vill förbli.
Så synkroniserar GOGET mötesrum mellan Microsoft 365 och Google Workspace
GOGETs delade rumskalendrar mellan organisationer är utvecklade för organisationer som vill behålla sina egna kalendermiljöer samtidigt som de delar fysiska mötesrum.
Ett fysiskt mötesrum i GOGET kan kopplas till rumsresurskalendrar från olika organisationer.
Till exempel:
Fysiskt mötesrum: Stockholm
Företag A → rumskalender i Microsoft 365
Företag B → rumskalender i Google Workspace
GOGET → kopplar båda kalendrarna till samma fysiska rum
Medarbetarna fortsätter boka på det sätt de redan är vana vid.
En medarbetare på företag A kan öppna Outlook eller Teams och boka Stockholm.
En medarbetare på företag B kan öppna Google Kalender och boka sin rumsresurs för Stockholm.
GOGET synkroniserar de gemensamma rumskalendrarna så att en bokning som görs av en organisation blockerar samma tid i de andra sammankopplade kalendrarna.
För medarbetarna fungerar bokningen precis som vanligt.
Outlook → Stockholm
Google Kalender → Stockholm
GOGET sköter synkroniseringen mellan dem.
Det är den stora fördelen med modellen: den tekniska komplexiteten hanteras i bakgrunden i stället för att bli en del av medarbetarnas bokningsprocess.
Vad delar de två organisationerna egentligen?
De behöver inte dela sina kompletta kalendrar.
För att undvika dubbelbokningar behöver det andra företaget framför allt veta att rummet är upptaget under en viss tid.
Till exempel:
Företag A bokar Stockholm mellan 14:00 och 15:00.
Företag B behöver se att Stockholm är upptaget mellan 14:00 och 15:00.
De behöver inte nödvändigtvis veta:
- mötets rubrik;
- vem som organiserade mötet;
- vilka som deltar;
- agendan; eller
- andra mötesdetaljer.
GOGET markerar speglade bokningar mellan organisationer som privata som standard.
Det gör att rummets tillgänglighet kan synkroniseras utan att mötesinformationen från den organisation som skapade bokningen automatiskt exponeras.
För oberoende företag kan det vara en viktig del i att begränsa samarbetet till den gemensamma arbetsplatsen.
Vad innebär det här för medarbetarna?
I bästa fall förändras väldigt lite.
Medarbetarna behöver inte lära sig ett nytt bokningssätt bara för att kontoret delas med en annan organisation.
En Outlook-användare kan:
- skapa ett möte;
- välja det vanliga mötesrummet; och
- skicka inbjudan.
En användare i Google Kalender kan göra samma sak via Google Kalender.
De behöver inte:
- logga in i ett annat företags kalendermiljö;
- först kontrollera en separat gemensam kalender;
- förstå vilket företag som tekniskt sett hanterar det fysiska rummet;
- manuellt jämföra tillgängligheten mellan två kalendrar; eller
- känna till en extern organisations e-postadress till rummet.
Synkroniseringstjänsten sköter kopplingen mellan rumskalendrarna.
För medarbetarna fungerar mötesrummet mycket mer som ett vanligt internt rum.
Vad händer på mötesrumsskärmen?
Det kan finnas flera kalendrar bakom rummet, men rent fysiskt finns det fortfarande bara ett mötesrum.
Skärmen utanför rummet bör därför visa en tydlig och gemensam tillgänglighetsstatus.
GOGET Room Display X kan använda den synkroniserade tillgängligheten för ett rum som har konfigurerats med delade rumskalendrar mellan organisationer.
En bokning som görs av någon av organisationerna kan därför visas direkt vid rummet.
Bokningar som görs direkt från mötesrumsskärmen kan också synkroniseras mellan de sammankopplade rumskalendrarna.
Det kan vara särskilt användbart när själva kontoret hanteras som en gemensam lokal samtidigt som företagen som använder det förblir separata.
Medarbetarna kan tillhöra olika organisationer, men det fysiska rummet fungerar fortfarande som en gemensam resurs.
När är den här lösningen användbar?
Modellen passar överallt där organisationer delar lokaler utan att vilja skapa en mer omfattande IT-integration.
Vanliga exempel är:
- två oberoende företag som delar kontor;
- coworkingmiljöer;
- hyresvärdar som erbjuder gemensamma mötesrum till sina hyresgäster;
- företag som delar ett projektkontor;
- dotterbolag med separata Microsoft 365- eller Google Workspace-miljöer;
- organisationer som har förvärvats men ännu inte slagit ihop sina IT-system; och
- företagscenter med gemensamma konferensrum.
Den gemensamma nämnaren är enkel:
organisationerna delar fysiska lokaler, men vill inte dela mer IT-infrastruktur än vad som är nödvändigt.
Vad behöver fortfarande samordnas?
Att hålla IT-miljöerna separata innebär inte att ingen konfiguration behövs.
Varje organisation behöver fortfarande ansluta den relevanta rumskalendern till GOGET-miljön, och någon behöver ansvara för konfigurationen av de gemensamma rummen.
De deltagande organisationerna bör komma överens om praktiska frågor som:
- vilka rum som ska delas;
- vilken kalenderresurs som representerar respektive rum i varje organisation;
- vem som hanterar GOGET-konfigurationen;
- om speglade bokningar ska förbli privata;
- vilka bokningsregler som gäller för de gemensamma rummen; och
- vem som ansvarar för eventuella mötesrumsskärmar eller annan gemensam hårdvara.
Det här är framför allt beslut om hur de gemensamma lokalerna ska fungera.
De kräver inte att företagen integrerar sina övriga IT-miljöer.
Ett gemensamt mötesrum kräver inte en gemensam IT-organisation
Microsoft 365 och Google Workspace är uppbyggda kring respektive organisation.
Ett gemensamt kontor följer inte alltid samma gränser.
Två helt oberoende företag kan sitta på samma våning, använda samma mötesrum och ändå sakna anledning att integrera sina övriga IT-system.
I den situationen kan det skapa ett beroende som inget av företagen vill ha om den ena organisationens kalender ska styra den andras bokningsupplevelse.
En modell med synkroniserade rumskalendrar erbjuder ett annat alternativ.
Varje företag behåller sin egen rumsresurs i Microsoft 365 eller Google Workspace.
Medarbetarna fortsätter boka via Outlook, Teams eller Google Kalender.
GOGET samordnar tillgängligheten mellan de kalendrar som representerar samma fysiska rum.
Organisationerna förblir separata. Kalendrarna förblir separata. Mötesrummet hålls synkroniserat.
För företag som delar kontor men vill behålla sina oberoende IT-miljöer erbjuder GOGETs delade rumskalendrar mellan organisationer ett praktiskt sätt att dela den resurs som faktiskt behöver delas: själva mötesrummet.
Utforska GOGETs delade rumskalendrar mellan organisationer eller boka en demo för att se hur synkroniserad mötesrumsbokning fungerar mellan Microsoft 365 och Google Workspace.
