Innehållsförteckning
83 % av den globala arbetsstyrkan säger nu att de föredrar en hybrid arbetsmodell framför både helt kontorsbaserat och helt distansbaserat arbete. För vissa företag har hybridarbete däremot lett till en uppdelad medarbetarupplevelse. För att behålla viktiga talanger och upprätthålla hög produktivitet är det avgörande att både kontorsbaserade och distansarbetande medarbetare får en smidig och enhetlig upplevelse.
Teknik spelar en avgörande roll för att möjliggöra hybridarbete, men fel verktyg kan hämma produktiviteten i stället för att stödja den. I det här inlägget går vi igenom bästa praxis för att bygga en välfungerande arbetsplats och lyfter fram den viktigaste tekniken som behövs för en framgångsrik strategi för hybridarbete. Gallup visar att sex av tio medarbetare med jobb som kan utföras på distans föredrar en hybrid arbetsmodell, medan färre än 10 % föredrar att arbeta helt på kontoret. Det visar hur viktigt det är att anpassa arbetsplatsteknik och policyer efter medarbetarnas förväntningar.
Fortsätt läsa för att se hur ni kan bygga en mer effektiv och produktiv strategi för hybridarbete.
Så prioriterar du medarbetarupplevelsen i er strategi för hybridarbete
Forskning har visat att medarbetare gynnas av hybridarbete när de kan samarbeta med kollegor ansikte mot ansikte, samtidigt som de har flexibiliteten att arbeta produktivt oavsett plats.
En framgångsrik hybrid arbetsplats prioriterar inte distansarbetare på bekostnad av upplevelsen på kontoret, eller tvärtom. Målet är i stället att koppla samman båda miljöerna på ett smidigt sätt över flera kanaler.
En randomiserad kontrollerad studie från 2024 i Nature med 1 612 medarbetare visade att ett hybridschema med två dagars arbete hemifrån ökade arbetstillfredsställelsen, minskade uppsägningarna med en tredjedel och inte hade någon negativ effekt på prestation eller befordringsmöjligheter.
Fundera på vad medarbetarna behöver veta när de ska bestämma om de ska komma in till kontoret. De kan till exempel vilja veta vilka kollegor som är på plats, hur många skrivbord som finns tillgängliga och om det finns lediga mötesrum för samarbete.
Att främja produktivitet i en hybrid arbetsmiljö handlar om att ge medarbetarna den information de behöver för att fatta välgrundade beslut om när och var de arbetar. McKinsey visar att 87 % av de tillfrågade medarbetarna sade att de skulle vara mer produktiva om de fick arbeta det antal dagar hemifrån som de föredrar, i stället för att behöva vara på kontoret fem dagar i veckan.
Så tar ni bort hinder för produktivitet på den hybrida arbetsplatsen
En framgångsrik hybrid arbetsplats kräver att medarbetarna kan vara lika produktiva hemma som på kontoret. Forskning från OECD visar att hybridarbete kan bibehålla eller öka produktiviteten när medarbetarna har rätt förutsättningar i båda miljöerna. Även om kontoret är utrustat med moderna möbler och den senaste tekniken är det minst lika viktigt att inte förbise medarbetarnas individuella arbetsplatser hemma.
I en hybrid arbetsmiljö ska ingen behöva arbeta helt på kontoret på grund av brist på teknik eller resurser. Överväg att erbjuda ett utrustningsbidrag som medarbetarna kan använda till exempelvis en ergonomisk skrivbordsstol eller en extra skärm för att minska belastningen. Bristfällig ergonomi på hemmakontoret kopplas till ökad fysisk belastning och lägre produktivitet, vilket visar hur viktigt det är med rätt utrustning.
Det är också viktigt att tänka på upplevelsen på kontoret. Om er organisation kräver ett minsta antal kontorsdagar, till exempel två av fem dagar, bör dessa samordnas för att maximera det fysiska samarbetet inom teamen.
Exempelvis kan sälj- och marknadsteamet samordna sina kontorsdagar till måndag och onsdag, medan HR och ekonomi är på plats tisdag och torsdag. Medarbetarna kan fortfarande välja att arbeta på kontoret även andra dagar, men samordnade scheman hjälper till att säkerställa meningsfullt samarbete på plats där det gör störst skillnad.
Vill du läsa mer kan du ta del av den här guiden om hur ni lyckas med hybridarbete.
Investera i rätt teknik för att lyckas med hybridarbete
Programvara för arbetsplatshantering
I centrum för en framgångsrik hybrid arbetsmodell finns effektiv programvara för arbetsplatshantering. Er organisation behöver ett centralt verktyg för skrivbordsbokning och rumsbokning, samt en tydlig överblick över vilka som kommer att vara på kontoret och när. CBRE rapporterar att under dagar med högst kontorsnärvaro, vanligtvis tisdagar och onsdagar, ser 74 % av organisationerna en kontorsutnyttjandegrad över 60 %, medan endast 28 % når samma nivå sett över hela veckan. Det visar varför realtidsdata för bokningar och nyttjandegrad är så viktig.
Det innebär att medarbetarna enkelt kan få tillgång till de ytor de behöver, samtidigt som organisationens ledning får ett viktigt beslutsunderlag för arbetsplatsplanering. Genom att använda arbetsplatsanalys kan ni till exempel upptäcka att efterfrågan på skrivbordsplatser alltid är hög på tisdagar. Då kan ni omvandla ett mötesrum till en yta för flexibel skrivbordsbokning just den dagen.
Mobilanpassad teknik
Chansen är stor att era medarbetare redan använder sina vanligaste produktivitetsappar för arbetet, som Slack, Gmail, Zoom och Teams, från mobilen. Även om det är viktigt att uppmuntra teamet att pausa dessa appar utanför arbetstid, är det värdefullt att kunna komma åt arbetsplattformar från flera olika enheter.
För att den hybrida arbetsplatsen ska fungera smidigt bör ni se till att er programvara för arbetsplatshantering är mobilanpassad. Med en mobilapp kan medarbetarna snabbt kontrollera om det finns ett ledigt skrivbord på kontoret eller boka ett mötesrum under pendlingen.
För medarbetare på kontoret som vill hålla ett möte utan laptops, till exempel en sprintplanering eller teamretrospektiv, ska det vara enkelt att boka en plats direkt. De kan använda mobilappen för att skanna ett mötesrums QR-kod och boka rummet, så att de inte blir störda.
Få mötesrummen att fungera på en hybrid arbetsplats
När medarbetarna kommer in till kontoret förväntar de sig en arbetsplats som är effektiv, förutsägbar och enkel att navigera.
Bokningsskärmar för mötesrum spelar en viktig roll för att skapa den upplevelsen genom att ge teamen direkt insyn i vilka rum som är lediga och göra det möjligt att boka på plats direkt utanför rummet.
På hybrida arbetsplatser, där efterfrågan på mötesrum varierar under veckan, blir den här typen av överblick ännu viktigare. Dagar med hög kontorsnärvaro leder ofta till större konkurrens om mötesrummen, medan andra dagar kan innebära att rum står outnyttjade. Bokningsskärmar för mötesrum hjälper till att balansera detta genom att göra tillgängligheten tydlig och uppmuntra till bättre användning av befintliga ytor.
De stödjer också smartare beteenden på arbetsplatsen. Funktioner som incheckning, automatisk frigivning av oanvända rum och statusuppdateringar i realtid säkerställer att rum inte står tomma när de är bokade men inte används. På sikt leder det till mer tillförlitlig bokningsdata och bättre beslut kring planering av kontorsytor.
För mer information om hur data kan användas för att förbättra kontorsutnyttjandet kan du läsa vår artikel om hur arbetsplatsanalys kan minska kostnader och öka produktiviteten.
Så får du hybridarbete att fungera i praktiken
Hybridarbete är inte längre bara en policyfråga – det är ett strategiskt beslut. Organisationer som investerar i rätt verktyg och en bättre arbetsplatsupplevelse har bättre förutsättningar att attrahera och behålla talanger, samtidigt som de kan förbättra produktiviteten och nyttjandet av kontorsytor.
Arbetsplatsteknik som rumsbokning, skrivbordsbokning och arbetsplatsanalys spelar en viktig roll för att få hybridarbete att fungera. Genom att ge medarbetarna insyn i vilka ytor som är tillgängliga och göra bokningsupplevelsen smidig kan företag skapa en arbetsplats som fungerar lika effektivt som deras team.
Redo att ta nästa steg?
Utforska våra arbetsplatslösningar, eller boka en demo.
