Innehållsförteckning
- Viktiga datakategorier inom arbetsplatsanalys
- Så hjälper arbetsplatsanalys er att anpassa kontoret efter faktiska behov
- Minska kostnaderna genom att frigöra uteblivna bokningar och öka nyttjandet av era mötesrum
- Skapa en mer effektiv kontorsyta och öka medarbetarnas nöjdhet med flexibla arbetsplatsstrategier
Med arbetsplatsanalys får ni en tydlig bild av hur era kontorsytor används, utan att behöva förlita er på gissningar. Lösningen ger realtidsdata om hur skrivbord och mötesrum används, så att ni kan fatta välgrundade beslut om organisationens arbetsplatser baserat på objektiv data i stället för subjektiva uppfattningar.
Insikter om arbetsplatsen kan också hjälpa er att identifiera ytor på kontoret som används för lite, så att ni kan optimera kontorsytan på ett mer effektivt sätt. Genom att analysera data kan ni till exempel se när skrivbord och mötesrum används som mest. Den informationen kan sedan hjälpa er att avgöra hur många skrivbord som faktiskt behövs på kontoret. Ni kan också besluta om skrivborden ska tilldelas specifika personer baserat på deras användningsmönster, eller göras tillgängliga för alla att boka enligt en hot desking-modell. Genom att optimera antalet skrivbord och öka användningen av dem kan ni minska kostnaderna avsevärt genom att minska behovet av kontorsyta.
Viktiga datakategorier inom arbetsplatsanalys
Avancerade lösningar för arbetsplatsanalys samlar in data från bokningar av arbetsplatser och mötesrum som görs via verktyg som Outlook, Google Kalender, bokningsskärmar för mötesrum och appar för arbetsplatsbokning. Data från olika källor sammanställs och filtreras baserat på anpassningsbara tidsperioder, vilket ger insikter på både mötesrums- och skrivbordsnivå.
Det finns tre huvudsakliga datakategorier inom arbetsplatsanalys:
-
Bokningsanalys:
Få insikter om det totala antalet möten, hur ofta de bokas, genomsnittlig möteslängd, fördelning av möteslängder och andelen uteblivna bokningar under den valda tidsperioden. Det hjälper er att förstå bokningsvolymer och hur de fördelas över bokningsbara arbetsplatser över tid.
-
Insikter om nyttjande:
Få en djupare förståelse för hur effektivt bokningsbara arbetsplatser och mötesrum används. Analysera beläggningstrender efter veckodag och rumskapacitet, och identifiera vilka mötesrum som används mest och minst. Visualisera datan i en heatmap för att skapa en tydlig och intuitiv överblick som underlättar bättre beslut.
-
Mötesbeteende:
Förstå bokningsbeteenden genom att identifiera vilka rum och skrivbord som har flest uteblivna bokningar. Ni kan också jämföra närvaron med rummens kapacitet för att se om det genomsnittliga antalet deltagare motsvarar antalet tillgängliga platser.
Dessa kategorier utgör grunden för att analysera hur era arbetsplatser och mötesrum används, och ger datadrivet beslutsstöd för att optimera kontorsytan.
Så hjälper arbetsplatsanalys er att anpassa kontoret efter faktiska behov
Arbetsplatsanalys kan hjälpa er att anpassa kontoret efter faktiska behov genom att ge tillförlitlig data om hur kontorsytan används. Genom att analysera beläggningsgrad, skrivbordsanvändning och mötesrumsbokningar kan ni identifiera ytor som används för mycket eller för lite. Den här informationen gör det enklare att fatta välgrundade beslut om hur ytor ska fördelas, hur kontorslayouten kan optimeras och om det finns möjlighet att minska kontorsytan utan att påverka produktiviteten eller medarbetarnas nöjdhet negativt. Eftersom hyra och driftkostnader är några av de största kostnaderna för många företag kan en kontorsyta som bättre matchar de faktiska behoven ha stor påverkan på resultatet.
Minska kostnaderna genom att frigöra uteblivna bokningar och anpassa kontoret efter faktiska behov
Ett vanligt problem i många organisationer är återkommande mötesrumsbokningar som sällan används. Vår erfarenhet från många olika typer av organisationer visar ett tydligt mönster: 20–30 % av alla mötesbokningar leder aldrig till ett fysiskt möte. Ett projektteam kan till exempel ha ett mötesrum bokat varje tisdag klockan 10, men sällan använda rummet eftersom mötena ofta hålls helt på distans, eller för att mötesarrangören helt enkelt har ändrat sina planer. Med obligatorisk incheckning, som finns tillgängligt i mer avancerade bokningsskärmar för mötesrum, kan uteblivna bokningar frigöras så att andra kan använda rummet. Funktionen kräver att användaren checkar in fysiskt på bokningsskärmen inom en viss tidsram för att bekräfta mötet. Om ingen checkar in tas bokningen bort och tiden blir tillgänglig för andra att boka, vilket kan hjälpa er att öka nyttjandet av era mötesrum avsevärt.
Vill du fördjupa dig i ämnet? Läs vår artikel om varför varje företag behöver ett bokningssystem för mötesrum.
Efter löner är hyra och driftkostnader bland de största utgifterna för de flesta företag. Därför kan frigjorda uteblivna bokningar leda till betydande kostnadsbesparingar, eftersom det blir enklare att anpassa antalet bokningsbara ytor efter den faktiska efterfrågan. I vissa lösningar kan ni till och med beräkna besparingen genom att ange timkostnaden för era mötesrum, så att arbetsplatsinsikterna kan visa hur mycket ni har sparat genom att frigöra uteblivna möten. Om ett företags mötesrum till exempel kostar 500 kr per timme och tio uteblivna möten frigörs under en månad, uppgår den potentiella besparingen till 5000 kr.
Skapa en mer effektiv kontorsyta och öka medarbetarnas nöjdhet med flexibla arbetsplatsstrategier
Utöver att anpassa kontoret efter faktiska behov kan flexibla arbetsplatsstrategier hjälpa er att kombinera kontorsarbete och distansarbete för att använda kontorsytan mer effektivt och, enligt en Deloitte-undersökning, bidra till högre arbetstillfredsställelse. Genom att införa hybrida arbetsmodeller och uppmuntra distansarbete kan ni minska behovet av fysisk kontorsyta avsevärt. Även med begränsad kontorsyta kan ni skapa en flexibel arbetsplats genom att använda skiljeväggar och modulära möbler, så att ytorna enkelt kan anpassas efter förändrade behov.
Ni kan också implementera en lösning för skrivbordsbokning för att använda kontorsytan ännu mer effektivt. Skrivbordsbokning kan stödja både hot desking och desk hoteling, vilket hjälper er att minska antalet fasta skrivbord samtidigt som ni enklare kan hantera varierande bemanning. Hot desking innebär att medarbetare väljer bland tillgängliga skrivbord enligt först till kvarn-principen, vilket främjar flexibilitet och samarbete. Desk hoteling innebär i stället att medarbetare kan reservera skrivbord eller arbetsplatser i förväg, så att de har en dedikerad plats när de behöver det. För en mer detaljerad implementeringsguide kan ni läsa vår guide om skrivbordsbokning och hur ni implementerar en flexibel arbetsplatsstrategi.
Med hjälp av arbetsplatsanalys och flexibla arbetsplatsstrategier kan ni fatta mer välgrundade beslut, effektivisera arbetsplatsen och skapa en mer produktiv och kostnadseffektiv arbetsmiljö.
Vill du veta mer om hur ni kan identifiera underutnyttjade ytor, minska uteblivna bokningar och använda kontoret bättre? Boka en demo och se hur våra arbetsplatsinsikter och bokningslösningar kan hjälpa er att optimera arbetsplatsen.
