Före pandemin bestod den traditionella kontorsmiljön av ett dedikerat skrivbord per person. Det kunde vara i ett eget kontor, ett delat utrymme, en kub eller ett öppet kontorslandskap. Men distansarbete vände upp och ner på detta.
Medarbetare uppskattade möjligheten att byta ut åtta obligatoriska timmar på kontoret mot att arbeta bekvämt hemifrån. Samtidigt upptäckte arbetsgivare att deras team är minst lika produktiva – oavsett var de arbetar.
Flexibilitet, bättre medarbetarupplevelse och stabil affärsresultat är några av fördelarna med distansarbete. Men det finns också en tydlig nackdel – ett hav av tomma skrivbord på kontoret.
I den här artikeln visar vi hur du kan använda modern teknik, som skrivbordsbokning, rumsbokning och analysverktyg, för att göra kontoret mer attraktivt för ditt team.
Skrivbordsbokning vs. hot desking
Många blandar ihop dessa begrepp, men det finns viktiga skillnader:
Skrivbordsbokning
Möjlighet att boka ett skrivbord i förväg via ett system för skrivbordsbokning – ungefär som att boka ett hotellrum.
Hot desking
Ett skrivbord som inte är reserverat i förväg. Först till kvarn gäller.
För hybridarbetsplatser är skrivbordsbokning oftast det mest effektiva alternativet.
4 fördelar med skrivbordsbokning
1. Kostnadsbesparingar
Vill du minska kostnaderna i verksamheten? Genom att använda ett skrivbordsbokningssystem med beläggningsstatistik kan ni använda använda kontoret mer effektivt.
Du kan till exempel följa hur ofta skrivbord används över tid. Om du märker att dina hybridteam inte använder kontoret så mycket som förväntat kan du minska kontorsytan. Det kan kraftigt sänka hyran, samtidigt som du minskar kostnader för kontorsutrustning, el och underhåll.
2. Förbättrat samarbete
Distansarbetare i USA uppger att de spenderar 48 % mindre tid på samarbete än när de arbetar på kontoret. Detta gäller sannolikt även globalt.
Genom att låta medarbetare boka skrivbord på kontoret kan samarbetet förbättras avsevärt. Om flera kollegor arbetar i samma projekt kan de boka platser nära varandra. Det möjliggör direkt kommunikation och minskar problem som ofta uppstår vid digitalt samarbete, såsom dålig uppkoppling eller ljudproblem. För möten och samarbete på plats kan detta med fördel kombineras med ett rumsbokningssystem, så att medarbetare enkelt kan hitta och boka rätt utrymmen.
3. Ökad effektivitet
Till skillnad från hot desking, där en arbetsplats inte är garanterad, innebär desk hoteling att medarbetare har en reserverad plats under en viss tid.
Detta gör att:
- arbetsytor används mer effektivt
- planeringen förbättras
- kontoret utnyttjas bättre
Resultatet blir ett mer effektivt kontor – utan tomma skrivbord. Med stöd av
användningsstatistik och analysverktyg kan du kontinuerligt optimera hur ytor används.
4. Högre medarbetarnöjdhet
Trots att arbetsgivare ofta vill behålla kontrollen över arbetssättet, bidrar frihet till ökad trivsel.
Genom att ge medarbetare möjlighet att välja mellan att boka en plats på kontoret med en lösning för skrivbordsbokning eller arbeta hemifrån kan de själva forma sin arbetsdag. När de arbetar på det sätt som passar dem bäst ökar både motivation och produktivitet.
Förberedelser för skrivbordsbokning: Så uppskattar du rätt kontorsyta
Steg 1: Identifiera viktiga nyckeltal
Här är några exempel på viktiga faktorer:
Kontorsstorlek
Hur stor yta behövs?
Hyresvillkor
Planerar du att expandera? Se till att hyresavtalet inte begränsar er tillväxt. Ett exempel är ett femårigt avtal som inte ger utrymme om alla medarbetare är på plats samtidigt.
Användning
Hur kommer kontoret att användas? Kommer mötesrum att bokas ofta, eller föredrar medarbetare gemensamma ytor? Hur många kommer regelbundet till kontoret?
Driftkostnader
Hur mycket kan verksamheten lägga på kontoret? Detta avgör hur stor yta ni har råd med.
Steg 2: Förstå sambanden mellan nyckeltal
- Yta vs driftkostnader
Har ni en begränsad budget? Utvärdera om ni får valuta för pengarna. Betalar ni höga hyror på grund av läget? Är kostnader för el, värme och vatten rimliga i förhållande till kontorsytan? - Yta vs nyttjandegrad
Var realistisk när du väljer kontor. Behöver ni verkligen flera mötesrum? En stor öppen yta? Många privata kontor? Om ytan inte används fullt ut blir det en onödig kostnad. - Antal anställda vs driftkostnader
Hybridarbete innebär variation i närvaro. Gör en uppskattning av hur många som faktiskt kommer vara på plats. En enkel enkät kan ge värdefull insikt och hjälpa dig avgöra om kostnaderna är motiverade. - Hyresavtal vs driftkostnader
Gå igenom hyresvillkoren noggrant och beräkna totala kostnader över tid. Har ni råd att driva kontoret under hela avtalsperioden?
Steg 3: Planera för framtiden
Hur ser framtiden ut för verksamheten? Ska ni växa, förändra arbetssätt eller rekrytera fler?
Genom att planera i förväg säkerställer du att kontoret möter framtida behov.
Skrivbordsbokningssystem: Stöd hybridarbete med rätt teknik
Oavsett om du använder skrivbordsbokning eller hot desking kan GoGets mjukvara för skrivbordsbokning hjälpa dig undvika tomma skrivbord.
Medarbetare kan enkelt:
- välja vilket rum de vill arbeta i
- hitta lediga skrivbord via en interaktiv karta
- boka sin plats i förväg, hemifrån eller på väg till kontoret
Det gör att de kan börja arbeta direkt när de kommer in.
Redo för nästa steg?
Läs mer om hur du kan optimera användandet av ert kontor eller kontakta oss för att boka en demo.
