Så delar ni mötesrum mellan företag – i Microsoft 365, Google Workspace och mellan plattformarna

Två företag delar ett kontor. De delar kök, reception och fem mötesrum. Men det ena företaget använder sin egen Microsoft 365-miljö och det andra ett separat Google Workspace-konto.

Vem styr tillgängligheten för mötesrummen?

Frågan låter enklare än den är.

Ett fysiskt mötesrum finns bara en gång. I kalendervärlden kan samma rum däremot behöva representeras i flera fristående organisationer, var och en med egna användare, behörigheter, kataloger och rumskalendrar.

Det praktiska målet är enkelt: medarbetarna ska kunna boka ett delat mötesrum från den kalender de redan använder, utan att behöva veta vilken tenant eller organisation som äger rummet i bakgrunden.

Det finns flera sätt att dela mötesrum mellan företag. Vilken lösning som passar bäst beror på om ni bara behöver låta externa användare boka ett centralt ägt rum, behöver kunna se tillgänglighet mellan kompatibla organisationer eller vill att varje företag ska behålla sin egen rumsresurs samtidigt som tillgängligheten synkroniseras.

Den här guiden förklarar skillnaderna.

Varför det blir komplicerat att dela ett fysiskt mötesrum mellan företag

Föreställ er ett rum som heter Stockholm och delas av Företag A och Företag B.

Företag A använder Microsoft 365. Företagets IT-team skapar:

stockholm@companya.com

Företag B använder Google Workspace. Företagets IT-team skapar:

stockholm@companyb.com

Båda kalendrarna representerar samma fysiska mötesrum.

Problemet är att ingen av kalendrarna automatiskt vet vad som har hänt i den andra.

Om en medarbetare på Företag A bokar rummet i Outlook blir Företag A:s rumsresurs upptagen. Om de två miljöerna inte har kopplats samman på något sätt kan Företag B:s resurs i Google Calendar fortfarande visa det fysiska rummet som ledigt.

På så sätt kan ett och samma rum bli två separata digitala resurser och potentiellt bokas två gånger under samma tid.

Det här är relevant överallt där fysiska utrymmen delas över organisationsgränser, till exempel:

• coworkingmiljöer och flexibla kontor;
• fastighetsägare som erbjuder gemensamma mötesrum till hyresgäster;
• dotterbolag som använder separata Microsoft 365-tenants;
• företag som genomgår fusioner eller förvärv;
• projektkontor som delas av partnerorganisationer; och
• företag som använder både Microsoft 365 och Google Workspace.

Den tekniska utmaningen är egentligen inte att dela rummet, utan att skapa en tillförlitlig koppling mellan de separata kalendrar som representerar samma rum.

Fysiskt mötesrum, rumsresurs och tenant: tre begrepp att känna till

Innan vi jämför alternativen är det bra att skilja på tre begrepp.

Fysiskt mötesrum

Det är det faktiska utrymmet som människor går in i: Stockholm, Styrelserum A, Dream, Konferensrum 2 eller vad organisationen än väljer att kalla det.

I slutändan ska det bara finnas ett svar på frågan: Är rummet ledigt klockan 10.00?

Rumsresurs i kalendern

En rumsresurs är kalendersystemets representation av det fysiska utrymmet.

Microsoft 365 använder rumspostlådor eller rumsresurser, medan Google Workspace låter organisationer konfigurera rum och andra resurser i Google Calendar. Medarbetarna kan sedan välja eller lägga till rummet när de bokar ett möte.

Kalender-tenant eller organisation

En tenant är organisationens separata Microsoft 365- eller Google Workspace-miljö.

Företag A och Företag B kan sitta på samma våningsplan utan att dela identiteter, kataloger, användare, säkerhetspolicyer eller kalenderadministration.

Den separationen är oftast avsiktlig. Att dela ett mötesrum ska inte automatiskt kräva att företagen slår ihop sina övriga IT-miljöer.

Tre huvudsakliga sätt att dela mötesrum mellan organisationer

På en övergripande nivå kan de flesta lösningar delas in i tre modeller.

Det viktiga är att de här modellerna inte är utbytbara.

Modell 1: En organisation äger den delade rumsresursen

Den enklaste modellen är att låta en organisation äga rumskalendern.

Till exempel:

Fysiskt rum: Stockholm

Kalenderägare: Företag A

Resurs:

stockholm@companya.com

Företag B bokar sedan Företag A:s resurs som extern användare.

Microsoft Exchange Online kan till exempel konfigureras så att en rumspostlåda hanterar mötesförfrågningar från organisatörer utanför den egna Exchange-miljön.

GOGET har också dokumenterat en Microsoft 365-konfiguration för coworking som bygger på den här modellen: ett företag äger resurserna, medan användare från de andra organisationerna bjuder in rummens e-postadresser externt.

En begränsning är att den externa medarbetaren kan behöva känna till rummets e-postadress i stället för att kunna hitta och boka rummet på samma sätt som mötesrum i den egna organisationen.

Den här arkitekturen kan passa när:

• en fastighetsägare eller ett företag tydligt ansvarar för rummen;
• de andra företagen är bekväma med att boka en resurs som ägs av en extern organisation;
• administratörerna kan distribuera de relevanta rumsadresserna; och
• det inte är avgörande att rummet kan hittas på exakt samma sätt i varje tenant.

Den främsta fördelen är att arkitekturen är enkel: det finns en enda styrande rumskalender.

Nackdelen är först och främst användarupplevelsen. Ett externt rum kan fungera annorlunda än de mötesrum som medarbetarna normalt väljer inom den egna organisationen. Att låta rumspostlådan hantera externa mötesförfrågningar innebär dessutom att vem som helst som känner till rummets e-postadress kan ha möjlighet att skicka en mötesinbjudan till den. Microsoft 365:s antispam- och e-postflödeskontroller kan bidra till att minska oönskade förfrågningar, men att begränsa externa bokningar till betrodda organisationer eller avsändare kräver ytterligare konfiguration och administration.

Modell 2: Använd kalenderplattformarnas delnings- och cross-tenant-funktioner

Ett annat alternativ är att använda den interoperabilitet som kalenderplattformarna själva erbjuder.

Microsoft 365 till Microsoft 365

Exchange Online stödjer organisationsrelationer som kan göra det möjligt för separata Microsoft 365-organisationer att utbyta information om ledig/upptagen-status i kalendrar. Administratörerna kan styra hur mycket kalenderinformation som delas.

Det löser en viktig del av problemet: att se om personer eller resurser i en annan organisation är tillgängliga.

Men att kunna se tillgänglighet och att erbjuda ett komplett bokningsflöde för mötesrum är inte samma sak.

Beroende på arkitekturen kan administratörerna även behöva hantera:

• hur rumsresurser hittas;
• hantering av externa mötesförfrågningar;
• synlighet i katalogen;
• bokningssvar; och
• hur medarbetarna hittar det delade rummet i Outlook.

Microsoft utvecklar också mer specifika funktioner för rumsbokning mellan tenants inom Microsoft 365 Multi-Tenant Organizations. Microsofts dokumentation från 2026 beskriver hur rum kan hittas och bokas mellan tenants med hjälp av synkroniserade mötesrumsobjekt, konfiguration av bokningssvar mellan tenants och delning av ledig/upptagen-information.

I skrivande stund anger Microsoft att funktionen är i Private Preview. Organisationer som överväger den här arkitekturen bör därför kontrollera aktuell tillgänglighet, licensiering och tekniska krav direkt med Microsoft innan de bygger en produktionsmiljö kring den.

För organisationer som redan arbetar inom en Microsoft Multi-Tenant Organization kan detta vara särskilt relevant.

För fristående företag som bara delar ett kontor – eller för arbetsplatser där både Microsoft 365 och Google Workspace används – ser situationen annorlunda ut.

Google Workspace till Google Workspace

Google Calendar stödjer delning av kalendrar utanför en organisation med olika behörighetsnivåer, inklusive visning av ledig/upptagen-status när administratörerna tillåter extern delning.

Googles vanliga bokningsflöde för mötesrum utgår däremot från rum och resurser som är konfigurerade i användarens organisation.

Den skillnaden är viktig.

Att ge en annan organisation åtkomst till en kalender kan ge insyn eller redigeringsbehörighet, men IT- och kontorsteam bör testa hela användarupplevelsen:

• Kan medarbetarna enkelt hitta rummet?
• Visas det där de förväntar sig att mötesrum ska visas?
• Kan resursen automatiskt acceptera eller avvisa bokningar?
• Vilken mötesinformation delas utanför organisationen?
• Vad händer när en bokning ändras eller avbokas?

Målet är inte bara att göra en kalender synlig. Det är att få det delade fysiska mötesrummet att fungera förutsägbart för alla deltagande organisationer.

Modell 3: Ge varje organisation en egen rumsresurs och synkronisera dem

Den tredje modellen bygger på ett annat upplägg.

I stället för att alla företag bokar i en organisations kalender behåller varje deltagande företag en egen rumsresurs i sin kalenderplattform.

Till exempel:

Ett fysiskt rum: Stockholm

• Företag A: stockholm@companya.com
• Företag B: stockholm@companyb.com
• Företag C: stockholm@companyc.com

Ett synkroniseringslager kopplar samman kalendrarna eftersom de alla representerar samma fysiska rum.

När Företag A bokar Stockholm blockeras motsvarande tid i kalendrarna som används av Företag B och Företag C.

Medarbetarna behöver inte tänka på något av detta. De väljer helt enkelt Stockholm i den kalender de redan använder.

För medarbetaren är det ett och samma välbekanta mötesrum.

För IT finns flera kalenderobjekt vars tillgänglighet måste spegla samma faktiska tillgänglighet för det fysiska rummet.

Den här arkitekturen blir särskilt användbar när organisationerna vill behålla sina vanliga bokningsflöden i stället för att be medarbetarna boka resurser som ägs av någon annans tenant.

Varför miljöer med både Microsoft 365 och Google Workspace är mer komplicerade

Skillnaderna blir tydligare när ett företag använder Microsoft 365 och ett annat använder Google Workspace.

Båda plattformarna stödjer kalendrar, resursbokning, inbjudningar, tillgänglighet och extern delning. Men de använder inte samma tenantmodell, rumsregister, mekanismer för att hitta resurser, behörighetsmodell eller administrationslager.

Det innebär att det inte finns någon direkt Microsoft-till-Google-motsvarighet till en organisationsrelation i Microsoft 365 som gör de två miljöerna till ett gemensamt rumsregister.

En synkroniseringslösning kan i stället behandla varje kalenderleverantörs rumskalender som en representation av samma fysiska resurs.

Till exempel:

1. En Microsoft 365-användare bokar Stockholm i Outlook.
2. Microsoft-rumsresursen blir bokad.
3. Samma tidsperiod speglas i den länkade rumsresursen i Google Workspace.
4. Google-användare ser därför Stockholm som upptaget.
5. Om en Google-användare senare bokar rummet speglas motsvarande tidsperiod i Microsoft-miljön.

Kalendersystemen förblir separata, men tillgängligheten för det fysiska rummet hålls gemensam.

Det är en viktig skillnad mellan kalenderintegration och synkronisering av rumskalendrar.

Vad bör IT och kontorsansvariga utvärdera innan ni väljer lösning?

Innan ni bestämmer hur mötesrum ska delas mellan företag bör ni utgå från den användarupplevelse ni vill behålla.

1. Ska medarbetarna kunna boka via sitt befintliga flöde i Outlook, Teams eller Google Calendar?
   Om svaret är ja kan en centralt ägd extern resurs innebära mer friktion än organisationsspecifika rumskalendrar.
2. Använder alla företag samma kalenderplattform?
   En miljö som enbart använder Microsoft kan ha inbyggda alternativ som inte är tillgängliga när Microsoft 365 och Google Workspace kombineras.
3. Behöver varje företag en egen representation av rummet?
   Om varje tenant behöver hantera rummet som en av sina vanliga resurser blir synkronisering mer relevant.
4. Hur ska mötesdetaljer skyddas mellan företagen?
   Andra organisationer behöver vanligtvis veta att ett rum är upptaget – inte nödvändigtvis vilka som deltar eller vad mötet handlar om.
5. Vad händer när möten ändras?
   Testa skapande, ombokning, avbokning, återkommande möten och bokningskonflikter i stället för att bara testa en enkel engångsbokning.
6. Vem administrerar den gemensamma mötesrumsmiljön?
   En coworkingoperatör, fastighetsägare, IT-avdelning eller shared services-funktion behöver ansvara för konfiguration och felsökning.

Tekniken bör anpassas till verksamhetsmodellen, inte tvärtom.

Så hanterar GOGET delade mötesrum mellan organisationer

GOGETs Cross-Organization Shared Room Calendars använder modellen med synkroniserade resurser.

Ett och samma fysiska rum i GOGET kan kopplas till rumsresurskalendrar från olika deltagande organisationer. Den första kalendern som kopplas till rummet blir huvudkalender, medan ytterligare kompatibla rumskalendrar i Microsoft 365 eller Google Workspace kan konfigureras som kalendrar för andra organisationer.

Samma fysiska rum kan till exempel representeras av:

• Företag A:s rumskalender i Microsoft 365;
• Företag B:s rumskalender i Microsoft 365; och
• Företag C:s rumskalender i Google Workspace.

Medarbetarna kan fortsätta boka från sin egen miljö i Outlook, Teams eller Google Calendar.

När en deltagande organisation bokar rummet speglar GOGET bokningen till de andra länkade rumskalendrarna, så att det fysiska rummet blockeras under samma tidsperiod för alla deltagande organisationer.

Speglade kalenderhändelser markeras som privata som standard. Det hjälper till att skilja tillgänglighetsinformation från mötesinformation när olika företag delar samma fysiska utrymme. Administratörerna kan ändra detta beteende vid behov, men det rekommenderas att speglade händelser hålls privata när mötesinformation inte ska exponeras mellan organisationerna.

Om Room Display X är kopplat till det delade rummet använder systemet den synkroniserade tillgängligheten. Bokningar som görs direkt från mötesrumsskärmen synkroniseras också mellan de länkade kalendrarna.

GOGETs nuvarande dokumentation stödjer rumskalendrar i Microsoft 365 och Google Workspace för Cross-Organization Shared Room Calendars. Exchange EWS-integrationer kan för närvarande inte väljas som kalendrar för andra organisationer.

Funktionen kräver också att tillägget Cross-Organization Shared Room Calendars är aktiverat.

Det här ska inte ses som en generell federering av kalendrar. Funktionen löser ett mer specifikt problem på arbetsplatsen: att hålla flera kompatibla rumsresurskalendrar synkroniserade när de representerar samma fysiska mötesrum.

Den bästa upplevelsen för delade mötesrum döljer tenant-arkitekturen för medarbetarna

Det finns ingen enskild arkitektur som passar alla delade kontor.

Om ett företag äger mötesrummen och enstaka externa bokningar är acceptabla kan det räcka att låta externa användare boka företagets resurser.

Om företagen är nära sammankopplade Microsoft 365-tenants är Microsofts cross-tenant-funktioner värda att utvärdera.

Men när flera fristående organisationer behöver kunna använda samma fysiska rum som en naturlig del av sin vanliga arbetsplats – och särskilt när Microsoft 365 och Google Workspace används parallellt – ser den centrala utmaningen annorlunda ut:

Hur ger ni alla medarbetare ett välbekant bokningsflöde samtidigt som det fysiska mötesrummet har en och samma tillgänglighetsstatus?

För medarbetarna ska lösningen helst knappt märkas.

De öppnar Outlook, Teams eller Google Calendar. De väljer mötesrummet. De bokar det.

Den kalenderarkitektur som krävs för att detta ska fungera bör vara en IT-fråga, inte något medarbetarna behöver hantera.

Vill ni se hur det fungerar i praktiken? Läs mer om GOGETs funktioner för delade mötesrum eller boka en demo för att se hur separata Microsoft 365- och Google Workspace-miljöer kan dela på samma fysiska mötesrum.