Här hittar du tydliga definitioner av vanliga termer relaterade till den moderna arbetsplats.
Oavsett om du är nybörjare inom arbetsplatshantering eller vill fräscha upp dina kunskaper, kolla in vår lista med termer och definitioner nedan!
Ad Hoc-möte
Ett ad hoc-möte är ett improviserat eller spontant möte som hålls för att hantera akuta frågor. Dessa möten organiseras vid behov för att lösa specifika problem, fatta snabba beslut eller agera på oväntade situationer.
Agilt team
Agila team är små, tvärfunktionella grupper där medlemmarna har olika kompetenser och samarbetar i specifika projekt eller uppgifter.De använder agila metoder som kännetecknas av iterativa framsteg, kontinuerlig feedback och snabb anpassning till förändringar, vilket främjar en miljö av innovation och flexibilitet.
Agilt Arbete
Agilt arbete är en arbetsfilosofi som betonar flexibilitet, effektivitet och anpassningsförmåga. Den ger medarbetare frihet att själva bestämma hur, när och var de arbetar – med målet att maximera både produktivitet och arbetstillfredsställelse.
Aktivitetsbaserat arbete
Aktivitetsbaserat arbete är en flexibel arbetsstrategi som ger anställda tillgång till arbetsytor anpassade för olika typer av uppgifter. Det kan handla om samarbetsområden, tysta zoner för fokuserat arbete eller informella mötesplatser.
Genom att låta medarbetarna själva välja den miljö som passar bäst för deras aktuella arbetsuppgift, ökar både produktivitet och medarbetarnöjdhet.
Antal skrivbord per anställd
Antalet skrivbord per anställd är ett mått som visar hur väl arbetsytan utnyttjas. Ett lågt antal skrivbord per person innebär en mer flexibel och delad arbetsmiljö.
Arbetsplatsanalys
Arbetsplatsanalys ger statistik om hur kontorslokalerna används, vilket kan användas för att förbättra kontorslayouten och optimera utnyttjandet.
Arbetsplatsdesign
Arbetsplatsdesign är processen att skapa kontorslayouter och arbetsmiljöer som stödjer effektivitet, samarbete och trivsel.
Arbetsplatsflexibilitet
Arbetsplatsflexibilitet är möjligheten för anställda att välja hur, när och var de arbetar. Den stöds ofta av policyer och digitala verktyg som underlättar distansarbete och flexibla arbetsarrangemang.
Arbetsplatsupplevelse
Arbetsplatsupplevelse är den övergripande upplevelse som anställda har av sin arbetsmiljö. Den påverkas av de fysiska lokalerna, tekniken på kontoret och organisationskulturen.
Audiovisuell utrustning (AV)
AV-teknik är en akronym som står för audiovisuell teknik och används ofta i kontorsmiljöer för bland annat videokonferenser, telefonmöten, ljudsystem och digitala skärmar.
Automatisk avbokning
Automatisk avbokning är en funktion i rumsbokningssystem som frigör ett reserverat rum automatiskt om ingen checkar in inom en viss tidsram. Det gör rummet tillgängligt för andra att boka, vilket bidrar till ökad rumsanvändning och förhindrar att mötesrum står tomma.
Avkopplingsyta
Avkopplingsytor är informella utrymmen på kontoret där medarbetare kan samlas för avkoppling, spontana möten eller brainstorming. Dessa miljöer är utformade för att främja samarbete och kreativitet, ofta med bekväma sittplatser, mjuka möbler och en avslappnad atmosfär.
Beläggningskartor
Beläggningskartor är visuella verktyg som visar hur olika delar av ett kontor används. De markerar ofta områden med hög trafik samt underutnyttjade utrymmen.
Bokningsskärm för konferensrum
En bokningsskärm för konferensrum är en digital skärm som ger information i realtid om tillgänglighet och konferensrummets schema, och hjälper till att förhindra bokningskonflikter.
Bokningsystem för konferensrum
Ett bokningssystem för konferensrum är en programvaruplattform som hjälper användare att hantera schemaläggningen av konferensrum, vilket gör användningen av mötesrum mer effektiv.
Bokningsöversikt
En bokningsöversikt är en visuell layout i schemaläggningssystem som visar tillgängliga och reserverade tidsluckor för rum eller resurser. Den gör det möjligt för användare att snabbt se och hantera bokningar. Översikten presenteras vanligtvis i tabellformat, organiserat efter tid och datum.
Co-Working kontor
Ett coworking-kontor är en delad arbetsyta där personer från olika företag och organisationer arbetar sida vid sida. Dessa kontor erbjuder ofta flexibla medlemskap och en dynamisk miljö utformad för att främja nätverkande, innovation och gemenskap.
Dedikerad arbetsplats
En dedikerad arbetsplats är ett skrivbord eller en arbetsyta som är avsedd för en specifik medarbetare. Det säkerställer att personen alltid har en fast plats att utföra sitt arbete på. Dedikerade arbetsplatser är motsatsen till hot-desking eller flexibla sittplatser, och bidrar till stabilitet och kontinuitet för medarbetarna.
Delade arbetsytor
Delade arbetsytor är kontorsområden utformade för att användas av flera anställda eller team, och erbjuder ofta en samarbetsmiljö med flexibla sittplatser.
Desk benching
Desk benching är en strategi för kontorslayout där skrivbord arrangeras i långa rader eller kluster för att främja öppen kommunikation och samarbete mellan anställda.
Desk hoteling
Desk hoteling är en arbetsplatsstrategi där anställda reserverar skrivbord efter behov snarare än att ha fasta sittplatser. Strategin främjar flexibla arbetsarrangemang och effektivt utnyttjande av kontorsytor, och är idealisk för organisationer med distans- eller hybridarbetsstyrka.
Digital arbetsplats
En digital arbetsplats integrerar digitala verktyg, teknik och plattformar för att skapa en modern arbetsmiljö som stärker kommunikationen, underlättar samarbetet och ökar produktiviteten.
Distansarbetare
En distansarbetare är en medarbetare som utför sina arbetsuppgifter hemifrån i stället för att pendla till ett traditionellt kontor, ofta med hjälp av digitala kommunikations- och samarbetsverktyg. Detta arbetssätt kan bidra till ökad flexibilitet och en bättre balans mellan arbete och privatliv.
Digital Skyltning
Digital skyltning använder elektroniska skärmar för att kommunicera arbetsplatsinformation i realtid. Skärmarna fungerar ofta som mötesrumsdisplayer eller interaktiva vägvisare.
Digital Wayfinding
Digital Wayfinding använder verktyg som interaktiva kartor och översiktsskärmar för att hjälpa människor att orientera sig och hitta rätt i stora inomhusmiljöer, till exempel större kontor.
Facilities Management
Facilities management innebär samordning och underhåll av en organisations fysiska arbetsmiljö, inklusive byggnader, infrastruktur och utrustning, för att säkerställa en trygg, effektiv och funktionell arbetsplats. Det omfattar ett brett spektrum av tjänster, från fastighetsunderhåll och städning till rumsplanering och energihantering.
Fjärrstyrd enhetshantering
Fjärrstyrd enhetshantering gör det möjligt att övervaka och styra elektroniska enheter på distans, vanligtvis med hjälp av programvaruverktyg för att hantera uppdateringar, felsöka problem och upprätthålla säkerhet.
Flexutrymme
Flexutrymme är ett kontorsområde som enkelt kan omformas och anpassas för olika användningsområden, vilket ger flexibilitet att möta förändrade behov och arbetsstilar.
Flexibla arbetsplatser
Flexibla arbetsplatser är en lösning där anställda inte har fasta skrivbord utan kan välja bland olika tillgängliga arbetsytor, vilket främjar flexibilitet och effektivt utnyttjande av utrymmet.
Flexibelt arbete
Flexibelt arbete är ett system som gör det möjligt för anställda att själva välja arbetstider, arbetsplats och ibland även arbetssätt, för att bättre balansera personliga och professionella ansvar. Detta kan inkludera alternativ som distansarbete, flextid och komprimerade arbetsveckor.
Flexibel arbetsplats
En flexibel arbetsplats är en dynamisk kontorsmiljö utformad för att tillgodose olika arbetsstilar och behov, ofta med delade skrivbord, privata kontor och samarbetsytor som anställda kan använda efter behov. Dessa utrymmen stödjer en rad olika arbetsuppgifter och främjar både effektivitet och anpassningsförmåga på arbetsplatsen.
Fokusbås
Ett fokusbås är ett litet, slutet utrymme på kontoret som är utformat för fokuserat arbete, privata samtal eller mindre möten. Det erbjuder en lugn miljö, skild från resten av kontoret. Dessa utrymmen är ofta ljudisolerade och utrustade med nödvändig teknik för enskilt arbete eller för små grupper.
Fokusrum
Ett fokusrum är ett litet, avskilt utrymme inom ett kontor, utformat för individuellt arbete som kräver hög koncentration och är fritt från distraktioner. Dessa rum är ofta sparsamt möblerade och ljudisolerade för att skapa en optimal miljö för fokuserade uppgifter.
Fria Sittplatser
Fria arbetsplatser är ett flexibelt kontorsarrangemang där anställda inte har fasta skrivbord utan väljer bland tillgängliga arbetsytor efter behov varje dag.
Hot Desking
Hot desking är ett flexibelt arbetsarrangemang där anställda inte har fasta skrivbord, utan i stället väljer bland tillgängliga arbetsplatser från dag till dag. Arbetssättet främjar både utrymmeseffektivitet och flexibilitet på kontoret.
Hotel Desking
Hotel desking är ett system för hantering av arbetsplatser där medarbetare reserverar skrivbord eller arbetsytor i förväg, ungefär som att boka ett hotellrum. Det stödjer flexibla arbetsarrangemang och bidrar till en effektiv användning av kontorsutrymmet.
Huddle-rum
Huddle-rum är små, informella mötesutrymmen utrustade med teknik som underlättar snabba möten och samarbete i mindre grupper. Rummen är utformade för att stödja agila arbetssätt och spontana diskussioner mellan teammedlemmar.
Hybrid team
Ett hybridteam består av anställda som arbetar från olika platser – vissa på distans, andra från kontoret – och använder digitala verktyg för att samarbeta och kommunicera effektivt. Denna teamstruktur erbjuder flexibilitet och kan bidra till ökad produktivitet och bättre balans mellan arbete och privatliv.
Hybridarbete
Hybridarbete är en flexibel arbetsmodell som gör det möjligt för anställda att fördela sin tid mellan distansarbete och arbete på ett fysiskt kontor, och därmed dra nytta av båda miljöernas fördelar. Modellen främjar en bättre balans mellan arbete och privatliv och kan öka medarbetarnöjdheten.
Hybridarbetsplats
En hybridarbetsplats möjliggör hybridarbete genom att erbjuda rätt infrastruktur, teknik och riktlinjer som stödjer flexibelt arbete från olika platser. Målet är att skapa balans mellan produktivitet, samarbete och medarbetarnas välbefinnande.
Incheckning och automatisk frigivning av rum
Incheckning och automatisk frigöring av rum är en funktion i rumsbokningssystem. Användare måste bekräfta sin bokning vid ankomst, och om ingen incheckning görs frigörs rummet automatiskt så att andra kan boka det.
Individuella zoner
Individuella zoner är områden på kontoret där medarbetare kan arbeta ostört, koppla av eller ta emot privata samtal, vilket skapar en känsla av avskildhet och komfort.
Indoor Wayfinding
Indoor wayfinding är användningen av kartor, skyltar och digitala verktyg för att hjälpa människor att navigera och hitta rätt i stora inomhusmiljöer, såsom kontorsbyggnader eller campus. Denna teknik bidrar till att förbättra både användarupplevelse och operativ effektivitet.
Integrated Workplace Management System (IWMS)
Ett Integrated Workplace Management System (IWMS) är en omfattande programvaruplattform som hjälper organisationer att hantera och optimera sina arbetsplatsresurser – inklusive fastigheter, anläggningar, underhåll och utrymmeshantering – genom att integrera olika funktioner för ökad effektivitet och bättre beslutsfattande.
Interaktiv kontorskarta
En interaktiv kontorskarta är ett digitalt verktyg som visar en detaljerad planlösning över kontoret. Den hjälper anställda och besökare att snabbt hitta rätt mötesrum eller skrivbord, vilket förbättrar både användarupplevelsen och effektiviteten på arbetsplatsen.
Interaktiv planritning
En interaktiv planritning är en digital visualisering av kontorets layout som gör det möjligt för användare att interagera orientera sig i kontoret och boka arbetsplatser. De innehåller ofta information om arbetsstationer, mötesrum och bekvämligheter. Verktyget underlättar både rumsplanering och orientering för besökare.
Kontorsoptimeringssystem
Ett kontorsoptimeringssystem är ett digitalt verktyg som hjälper organisationer att planera, hantera och optimera sina kontorsutrymmen, och tillhandahåller funktioner för resursallokering och utnyttjandeanalys.
Kontorsutnyttjande
Kontorsutnyttjande avser mätning och analys av hur kontorsutrymmen används, vilket hjälper organisationer att identifiera förbättringsmöjligheter och använda sina lokaler mer effektivt.
Medarbetarengagemang
Medarbetarengagemang är det känslomässiga engagemang som en medarbetare känner gentemot sin organisation, vilket i sin tur påverkar motivationen och prestationen i arbetet.
Medarbetarupplevelse
Medarbetarupplevelse är den övergripande upplevelsen och de känslor en medarbetare har för sin arbetsplats, vilket påverkas av faktorer som organisationskultur, fysisk miljö och teknik.
Mobila medarbetare
Mobila medarbetare utför sina arbetsuppgifter från olika platser utanför den traditionella kontorsmiljön, ofta med stöd av mobila enheter och fjärråtkomstverktyg.
Modern arbetsplats
En modern arbetsplats använder avancerad teknik, flexibla arbetsarrangemang och modern kontorsdesign för att skapa en effektiv, anpassningsbar och medarbetarvänlig miljö.
Multitenant bokning
Multitenant bokning är ett system där flera organisationer eller hyresgäster kan reservera och använda delade resurser, som exempelvis mötesrum, på ett kontor.
Mötesutrymmen
Mötesutrymmen är områden på ett kontor som är särskilt utformade för gruppdiskussioner, brainstorming och formella möten, ofta utrustade med nödvändig teknik för samarbete.
Mötesrumsbeläggning
Mötesrumsbeläggning visar hur ofta och på vilket sätt mötesrum används inom en organisation, vilket hjälper till att optimera resursanvändningen.
Mötesrumsbokare
En mötesrumsbokare är en digital skärm som visar realtidsinformation om tillgänglighet och schema för ett specifikt mötesrum, vilket förhindrar bokningskonflikter.
Mötesrumsbokning
Mötesrumsbokning innebär att man i förväg bokar ett konferensrum eller en möteslokal för att vara säker på att det är ledigt när mötet äger rum.
Mötesrumsbokningssystem
Ett mötesrumsbokningssystem är ett digitalt verktyg som gör det möjligt för användare att boka mötesrum, se tillgänglighet och hantera rumsscheman på ett effektivt sätt.
Mötesrumsdesign
Mötesrumsdesign innebär att skapa funktionella och estetiskt tilltalande utrymmen utrustade med nödvändig teknik och möbler för att underlätta effektiva möten och samarbete.
Mötesrumsdisplay
En mötesrumsdisplay är en digital skärm placerad utanför ett mötesrum som visar rummets schema, aktuell tillgänglighet och kommande bokningar.
No-show-möte
Ett no-show-möte är ett schemalagt möte där deltagarna inte dyker upp, vilket leder till bortkastade rumsbokningar och potentiella schemaläggningskonflikter.
Personliga utrymmen
Personliga utrymmen är avskiljda områden på ett kontor där anställda kan arbeta individuellt, koppla av eller ta emot privata samtal, vilket ger en känsla av avskildhet och komfort.
Power over Ethernet (PoE+)
Power over Ethernet (PoE+) är en teknik som gör det möjligt för Ethernet-kablar att leda ström, vilket gör att elektroniska enheter kan ta emot ström och data via en enda kabel.
Rumsbeläggning
Rumsutnyttjande avser mätning av hur ofta och hur effektivt mötesrum används. Detta hjälper organisationer att förbättra planering och utnyttjande av resurser.
Rumsbokningssystem
Ett rumsbokningssystem är ett digitalt verktyg som underlättar hantering av mötesrum. Systemet inkluderar funktioner för tillgänglighetskontroll, schemaläggning och för att förhindra bokningskonflikter.
Rumsdisplay
En rumsdisplay är en digital skärm som placeras utanför eller inuti ett mötesrum och som visar rummets schema, aktuell status och kommande bokningar.
Sakernas internet
Sakernas internet är ett nätverk av sammankopplade enheter som kommunicerar och delar data för att automatisera och optimera olika processer på arbetsplatsen, vilket förbättrar både effektivitet och produktivitet.
Samarbetsutrymme
Ett samarbetsutrymme är ett avgränsat område inom ett kontor utformat för att underlätta gruppaktiviteter, utrustat med verktyg och teknik för att stödja samarbeten.
Skrivbordsbokning
Skrivbordsbokning är ett system för att reservera en arbetsplats i förväg, vilket gör det möjligt för medarbetare att boka en plats som passar deras behov under en viss period.
Skrivbordsbokningssystem
Ett skrivbordsbokningssystem är ett digitalt verktyg som gör det möjligt för anställda att reservera arbetsytor i förväg, hantera sina bokningar och kontrollera vilka platser som är lediga via en webb- eller mobilapplikation. Programvaran hjälper till att optimera arbetsplatsutnyttjandet och stöder flexibla arbetsplatser där anställda kan välja var de vill sitta.
Smarta kontor
Smarta kontor använder avancerad teknik och IoT-enheter för att skapa en sömlös och effektiv arbetsmiljö. Med smart belysning, klimatkontroll och enhetssynkronisering förbättras både produktiviteten och medarbetarupplevelsen.
Spökmöte
Ett spökmöte, eller no-show-möte, är ett schemalagt möte som inte blir av eftersom deltagarna inte dyker upp. Det leder ofta till bortkastade rumsbokningar och minskad produktivitet. Förekomsten av sådana möten kan minimeras med incheckningssystem som automatiskt frigör rummet om deltagarna inte checkar in bokningen.
Statusskärm
En statusskärm är en digital display som visar information i realtid om tillgänglighet i mötesrum, scheman eller andra relevanta uppdateringar, vilket hjälper medarbetarna att hålla sig informerade.
Tyst zon
En tyst zon är ett område på ett kontor som är utformat för att minimera buller och distraktioner, vilket ger anställda ett utrymme för fokuserat arbete och koncentration.
Wayfinder översiktsskärm
En Wayfinder-översiktsskärm är en digital display med en interaktiv karta som visar aktuella evenemang och hjälper medarbetare och besökare att navigera i byggnaden.
Wayfinding-skyltning
Wayfinding-skyltning är digital vägvisning som hjälper anställda och besökare att få överblick över lokalen och hitta till sina möten eller arbetsplatser.
WorkTech
WorkTech är tekniklösningar och verktyg som syftar till att förbättra arbetsupplevelsen och effektiviteten på arbetsplatsen, såsom system för utrymmeshantering, samarbete och produktivitet.
Återkommande möte
Ett återkommande möte är ett möte som äger rum regelbundet, till exempel dagligen, veckovis eller månadsvis, och som ofta bokas via en återkommande kalenderinbjudan.
